Gastos
Gastos
La pantalla de Gastos es donde llevas el control de lo que te cuesta mantener tu actividad: combustible, teléfono, alquiler, material de oficina, dietas, cuotas… Cada factura o ticket que pagas lo registras aquí como un gasto, con su fecha, su importe y su IVA. Así sabes en todo momento cuánto y en qué te gastas el dinero, y tienes reunido el IVA soportado por si lo necesitas para tus declaraciones o para pasárselo a tu asesor.
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Qué es un gasto y para qué sirve registrarlo
Un gasto es el apunte de una compra o de un pago que haces para tu negocio. Registrarlos te sirve para tres cosas:
- Controlar tus costes: ves de un vistazo cuánto llevas gastado y puedes comparar unos periodos con otros.
- Guardar el IVA soportado: cada gasto lleva su base, su porcentaje de IVA y su cuota, de modo que tienes el IVA de tus compras ordenado y sumado.
- Saber en qué se te va el dinero: como cada gasto se clasifica por concepto, por acreedor y por cuenta, puedes analizar tus gastos por cualquiera de esos criterios.
Las dos piezas de cada gasto: acreedor y concepto
Todo gasto se apoya en dos datos que conviene entender bien, porque son los que le dan sentido: a quién se lo pagas (el acreedor) y qué tipo de gasto es (el concepto).
El acreedor
El acreedor es la empresa o el profesional a quien pagas el gasto: la gasolinera, la compañía de teléfono, el arrendador del local, etc. En la ficha del gasto lo indicas en el campo Acreedor: empieza a escribir parte de su nombre y el programa te lo va sugiriendo para que lo selecciones de la lista.
Los acreedores se dan de alta y se mantienen en su propia pantalla. Si el que buscas todavía no existe, créalo primero desde Gastos › Acreedores y vuelve al gasto.
El concepto de gasto
El concepto es la categoría del gasto: «Combustible», «Teléfono», «Alquiler», «Dietas», «Material de oficina»… Es lo que te permite después agrupar y analizar tus gastos por tipo. Cada concepto guarda además dos datos que te ahorran trabajo:
- Un porcentaje de IVA por defecto: al elegir el concepto en un gasto, el programa rellena solo el IVA que tenga asociado ese concepto (siempre puedes cambiarlo a mano si ese gasto en concreto lleva otro).
- Un presupuesto anual, por si quieres marcarte un tope de gasto orientativo para esa categoría.
No necesitas salir de la pantalla para gestionar los conceptos: en el formulario del gasto, junto al desplegable Concepto, tienes un icono de edición (el lápiz) que abre la ventana Conceptos de gastos. Desde ahí puedes crear conceptos nuevos, editar su nombre, su IVA y su presupuesto, o marcar como no vigentes los que ya no uses.
El listado de gastos
Al entrar verás tus gastos en forma de lista, ordenados por fecha con los más recientes arriba (puedes invertir el orden desde las opciones de ordenación). Cada fila muestra la fecha, la fecha de liquidación, el número de documento, el acreedor, el concepto, la ruta, el comercial, la base, el IVA, el IRPF, el importe total y la cuenta.
Buscar y filtrar
Para localizar gastos concretos tienes el panel de filtros, que te permite acotar la lista por:
- Fecha: un rango de fechas (desde / hasta).
- Concepto: para ver solo los gastos de una categoría.
- Acreedor: todos los gastos de un mismo proveedor.
- Comercial y Ruta: útiles si repartes los gastos entre tus subagentes o zonas.
- Cuenta: si utilizas cuentas contables para agrupar tus gastos.
Registrar o editar un gasto
Para anotar un gasto nuevo pulsa + Nuevo; para modificar uno ya existente, haz clic sobre él en el listado. En ambos casos se abre la ficha del gasto, dividida en dos bloques: los datos generales a la izquierda y los importes a la derecha.
- Documento
- El número de la factura o del ticket del acreedor. Te ayuda a identificar el gasto y a no duplicarlo.
- Fecha Obligatorio
- La fecha del gasto (la de la factura o el ticket).
- Fecha Liquidación Obligatorio
- La fecha en la que el gasto se liquida al comercial. Si no gestionas liquidaciones a subagentes, indica aquí la misma fecha del gasto.
- Acreedor
- A quién le pagas el gasto. Escribe parte de su nombre y selecciónalo de las sugerencias.
- Concepto Obligatorio
- La categoría del gasto. Al elegirla se rellena automáticamente el IVA asociado a ese concepto.
- Ruta Obligatorio
- La ruta comercial a la que imputas el gasto.
- Comercial
- El subagente que ocasionó el gasto, si procede.
- Cuenta
- El código de cuenta contable del gasto, si llevas contabilidad. Es opcional.
- Base
- La base imponible del gasto (el importe sin impuestos).
- IVA
- El porcentaje de IVA. Viene propuesto según el concepto, pero puedes cambiarlo.
- IRPF
- El porcentaje de retención de IRPF, en los gastos que la lleven (por ejemplo, facturas de profesionales).
- Importe
- El total del gasto. No se escribe: el programa lo calcula solo a partir de la base, el IVA y el IRPF.
- Observaciones
- Cualquier anotación interna que quieras dejar sobre el gasto.
Cómo se calcula el importe: el total se obtiene sumando a la base la cuota de IVA y restando la de IRPF (cada cuota es el resultado de aplicar su porcentaje a la base). Es decir, Importe = Base + cuota de IVA − cuota de IRPF. Por eso el campo Importe no es editable: se actualiza solo en cuanto cambias la base, el IVA o el IRPF.
Adjuntar el justificante (la foto o el PDF del ticket)
Cuando un gasto tiene adjunta la imagen de su factura o ticket, la verás en la ficha bajo el apartado Justificante. La forma de incorporar ese justificante es a través del Escáner: subes la foto o el PDF del gasto y el programa lee sus datos, te propone el gasto ya prerrellenado (acreedor, concepto, base, IVA…) y, al confirmarlo, lo crea con la imagen adjunta.
Si sueles registrar los gastos a partir de tickets o facturas en papel, te resultará mucho más cómodo hacerlo desde Gastos › Escáner, que crea el gasto por ti y le engancha el justificante.
Borrar un gasto
Si registras un gasto por error o quieres eliminarlo, ábrelo y usa la opción de borrar. Los gastos no están vinculados a ningún otro documento del programa, así que se pueden eliminar sin restricciones. Ten en cuenta que el borrado es definitivo: el gasto se elimina por completo, junto con su justificante si lo tenía, y no se puede recuperar.