El módulo Control Horario de AgentesCloud: qué hace y cómo funciona

El módulo Control Horario de AgentesCloud registra la jornada laboral de los empleados de una empresa y agrupa, en un mismo panel, el fichaje diario, la gestión de ausencias, los calendarios laborales y los informes de horas. Está disponible dentro del propio entorno de AgentesCloud y diferencia dos perfiles de uso: el del empleado, que ficha y consulta su actividad, y el del administrador o responsable, que configura el módulo y supervisa los registros de todo el equipo.

Este documento describe las capacidades del módulo tal y como funcionan actualmente, para que puedas valorar si encaja con las necesidades de tu organización antes de contratarlo.

Fichaje de la jornada

El empleado ficha desde el navegador, dentro de su panel de AgentesCloud. El registro distingue cuatro tipos de evento: entrada, salida, inicio de descanso y fin de descanso. El sistema controla la coherencia de la secuencia (por ejemplo, no permite iniciar un descanso si no hay una jornada abierta) y empareja cada entrada con su salida para construir la sesión de trabajo del día.

A partir de esos eventos, el módulo calcula automáticamente los minutos brutos, los de pausa y los netos de cada jornada, y guarda la hora de cada fichaje en UTC junto con la zona horaria del empleado, de modo que las horas se muestran siempre en su huso correcto. Cuando una jornada queda abierta (un empleado que no fichó la salida), el sistema contempla el cierre automático de la sesión, que el administrador puede revisar después.

Geolocalización y zonas de fichaje

El módulo permite definir zonas de fichaje autorizadas: un punto geográfico con un radio en metros. A cada empleado se le puede marcar si tiene permiso para fichar en remoto o no.

Cuando un empleado no tiene activado el fichaje remoto, al registrar la entrada el navegador solicita su ubicación y el sistema comprueba que las coordenadas estén dentro de alguna de las zonas autorizadas. Si la geolocalización no está disponible o el empleado se encuentra fuera de toda zona, el fichaje de entrada se rechaza.

Ausencias y permisos

El empleado puede solicitar ausencias desde su panel: vacaciones, baja médica, permiso retribuido, ausencia no retribuida, maternidad o paternidad y formación, entre otros tipos. Cada solicitud indica fechas, jornada completa, media jornada o por horas, y un comentario.

Las solicitudes pueden quedar pendientes de aprobación. Desde la administración, el responsable aprueba o rechaza cada una, con opción de añadir un comentario en la decisión. El módulo controla el cupo anual por tipo de ausencia y empleado, y un planificador muestra en una rejilla mensual las ausencias de todo el equipo, exportable a CSV.

Los tipos de ausencia son configurables: el administrador puede crear, editar y eliminar tipos, indicando si son retribuidos, si requieren aprobación y su límite anual de días.

Historial y consulta del empleado

Cada empleado dispone de un historial de sus jornadas con filtro por mes, donde ve la entrada, la salida, la pausa y las horas netas de cada día, así como las ausencias aprobadas que caen en ese periodo. El historial del mes seleccionado se puede descargar en CSV.

El empleado también consulta su calendario laboral, mantiene sus datos personales desde su perfil y accede a sus documentos.

Correcciones del registro

Si un empleado detecta un error en su jornada (un fichaje olvidado, una hora mal registrada), puede solicitar una corrección indicando el día, el tipo de ajuste y el motivo. Entre los ajustes posibles están añadir o restar minutos, cerrar una sesión a una hora concreta o crear una sesión.

El responsable revisa esas solicitudes desde el panel de administración y las aprueba o rechaza. Cuando es el administrador quien aplica una corrección, el empleado puede a su vez aceptarla o indicar que no es correcta, dejando constancia de su respuesta.

Calendarios laborales y festivos

El módulo gestiona calendarios laborales por año y ámbito geográfico. El administrador crea calendarios, importa festivos desde un catálogo de festivos nacionales y regionales de España, y añade o elimina festivos concretos. Cada empleado puede tener asignado un calendario, que es el que se refleja en su vista.

Junto a los calendarios, el módulo trabaja con patrones de jornada (plantillas de horario semanal con horas previstas por día), que se asignan a cada empleado como jornada de referencia.

Departamentos, roles y permisos

La organización del equipo se estructura en departamentos y en roles dentro del módulo. Los roles predefinidos son Administrador, Responsable (gestiona a los empleados de su departamento), Empleado (solo su propio perfil) y Representante legal (acceso de solo lectura a los registros de jornada de toda la empresa, pensado para comités y delegados de personal).

Cada rol determina qué puede ver y gestionar cada usuario: todo el equipo, su departamento o solo sus propios datos. Desde la administración se asigna a cada empleado su rol, departamento, calendario, patrón de horario, zona y permiso de fichaje remoto.

Informes, sellado y exportaciones

El panel de administración reúne varios informes sobre los registros del equipo:

• Resumen mensual por empleado, con horas ordinarias, extra y complementarias, días trabajados y de ausencia. El administrador puede sellar el resumen del mes, que queda fijado con un sello de integridad; una vez sellado, el empleado puede firmarlo o registrar una discrepancia.
• Acumulado anual de horas por empleado, con su evolución mes a mes.
• Exportación para Inspección de Trabajo en CSV con las sesiones del periodo seleccionado.
• Registro de accesos a datos de empleados, consultable y exportable.

También se gestionan los documentos de los empleados, incluidas nóminas, y la emisión de tarjetas de acreditación en PDF.

Modelo de contratación

El módulo funciona con un sistema de saldo prepago: una cuota base que incluye un número de empleados y un coste por empleado adicional, con recargas mediante pasarela de pago y emisión de factura por la recarga. La configuración concreta la define el administrador del servicio.

Más información

Si quieres valorar el módulo Control Horario para tu empresa, puedes contratarlo o solicitar una demostración a nuestro equipo, que resolverá cualquier duda sobre su funcionamiento, la configuración inicial o el modelo de contratación.