Configuración
Contadores
Qué son los contadores
Los contadores son las series de numeración de los documentos que emites con agentescloud. Cada contador define una serie y lleva la cuenta del último número asignado, de manera que cada nuevo documento recibe el número siguiente de forma automática y correlativa, sin saltos ni repeticiones. Es lo que garantiza que tus facturas se numeren de forma ordenada, tal y como exige la normativa.
Desde esta pantalla defines cuántas series usas y con qué numeración arranca cada una: las facturas de tus comisiones, tus facturas comerciales, series distintas para las rectificativas, etc. Normalmente se configura una vez al empezar y solo se vuelve a tocar en casos puntuales (por ejemplo, al iniciar un nuevo ejercicio con una serie nueva).
Cómo llegar
Al entrar verás el listado de series ya definidas, con su tipo de documento, la serie, el valor actual del contador y si es la serie predefinida o para rectificativas. Puedes buscar por serie y ordenar el listado por serie de la A a la Z o al revés.
Contadores forma parte de la configuración de la cuenta y está reservado al perfil Administrador. Si no ves esta opción en el menú, es que tu usuario no tiene permiso para gestionar la configuración.
Para qué documentos se usan
Cada contador está asociado a un tipo de documento. Los tipos disponibles son:
- Factura de firma
- Series para las facturas que registras de las firmas que representas.
- Factura de comisiones
- Series para las facturas que tú emites a las firmas para cobrar tus comisiones. Es el tipo que admite además marcar una serie como rectificativa.
- Factura comercial
- Series para las facturas de venta directa que emites a tus clientes.
Puedes tener varias series por tipo (por ejemplo, una serie general y otra para rectificativas), pero cada tipo tiene una única serie marcada como predefinida, que es la que se usa por defecto.
Sobre las facturas de firma. La numeración automática y correlativa que gestionan estos contadores se aplica a las facturas de comisiones y a las facturas comerciales. Las facturas de firma conservan la numeración propia de cada firma —la que registras al darlas de alta— y no toman su número de estos contadores.
Qué contiene un contador
Al crear o editar una serie rellenas estos campos:
- Tipo Obligatorio
- El tipo de documento al que da número esta serie: factura de firma, factura de comisiones o factura comercial.
- Serie Obligatorio
- El prefijo que encabeza el número, de un máximo de dos caracteres (por ejemplo
A,RoFC). Es lo que distingue una serie de otra dentro del mismo tipo. - Contador Obligatorio
- El último número emitido en esta serie. El próximo documento tomará este valor más uno. Para que la primera factura sea la número 1, deja el contador en 0.
- Predefinido
- Marca esta serie como la serie por defecto de su tipo. Es la que la aplicación usa cuando emites un documento sin elegir expresamente otra serie. Debe haber una única serie predefinida por tipo.
- Es rectificativa
- Solo aparece en las series de facturas de comisiones. Al activarlo, esa serie queda habilitada para emitir facturas de abono y rectificativas. Lo habitual es reservar una serie aparte para las rectificativas.
- Bloqueado
- Campo técnico que la aplicación gestiona sola: marca la serie como bloqueada mientras se está generando un documento, para que dos facturas no reciban el mismo número. No necesitas tocarlo en el día a día.
El formato de la numeración
El número que recibe cada documento se forma siempre igual: la serie, un guion y el número correlativo. Por ejemplo, si la serie es A y el contador está en 124, la siguiente factura será la A-125, la posterior la A-126, y así sucesivamente.
Crear o editar una serie
Abre Administración › Contadores
Verás el listado de las series que ya tienes definidas. Para crear una nueva, usa la opción de nuevo; para modificar una existente, pulsa sobre su tipo en el listado para abrirla.
Rellena los datos de la serie
Elige el tipo de documento, escribe la serie (máximo dos caracteres) y fija el valor de arranque en Contador. Marca Predefinido si quieres que sea la serie por defecto de ese tipo y, en las facturas de comisiones, activa Es rectificativa si la vas a usar para abonos.
Guarda
Al guardar, la serie queda disponible de inmediato para emitir documentos. Desde la pantalla de edición también puedes borrar una serie que ya no utilices.
Cómo se usan al emitir documentos
No numeras las facturas a mano: cuando emites una factura de comisiones o una factura comercial, la aplicación toma el contador de la serie correspondiente, le suma uno y asigna ese número al documento en formato serie-número. El nuevo valor queda guardado en el contador, listo para el siguiente documento.
Si al emitir no eliges una serie concreta, se utiliza la que tengas marcada como predefinida para ese tipo. Por eso conviene revisar los contadores antes de empezar a facturar: comprobar que cada tipo tiene su serie predefinida y que el número de arranque es el correcto.
Si ves el aviso «Corrige los contadores». Antes de numerar un documento, AgentesCloud comprueba que el contador cuadra con la última factura emitida de esa serie. Si el número siguiente ya existiera o el contador estuviera desajustado, no deja emitir y muestra un mensaje del tipo «El contador está en A-124 y el último documento es el A-130». En ese caso, entra en Administración › Contadores, abre la serie y ajusta el valor de Contador para que se corresponda con el último documento realmente emitido.
«Se está registrando otro documento de la misma serie». Si al emitir aparece este aviso, es que la serie está bloqueada momentáneamente porque en ese instante se está generando otra factura con ella. No es un error: espera unos segundos y vuelve a intentarlo.
Consejo: no cambies el número de una serie que ya tenga documentos emitidos salvo para corregir un desajuste puntual. Si quieres empezar una numeración nueva (por ejemplo, cada año), es preferible crear una serie nueva antes que reiniciar el contador de la que ya has usado.