Ficheros

Clientes

La pantalla de Clientes es tu cartera: aquí guardas las empresas y personas a las que vendes los productos de las firmas que representas, con sus datos de contacto, de facturación y su relación con cada firma. Es una de las pantallas que más usarás, porque a partir de estos datos se preparan después los presupuestos, pedidos y facturas.

Cómo llegarFicherosClientes

El listado de clientes

Al entrar verás la lista de tus clientes. De forma normal se muestran solo los clientes vigentes (los que están activos); los que hayas marcado como no vigentes quedan ocultos salvo que filtres por ellos. Cada fila muestra la razón social, la dirección, la provincia, la población, el teléfono, el subagente y la ruta.

Buscar y filtrar

Tienes un buscador rápido en la parte superior del listado que localiza clientes por su razón social. Si necesitas afinar más, el panel de filtros te permite acotar la lista por criterios como el subagente, la ruta, la actividad, el grupo de compras, el canal de ventas, la clasificación o si el cliente está vigente. También puedes filtrar por las etiquetas que hayas asignado a tus clientes.

Importar clientes desde Excel

Si ya tienes tus clientes en una hoja de cálculo, no hace falta cargarlos uno a uno. Desde el menú de opciones (el icono ⋯ de la parte superior derecha del listado) tienes varias opciones de importación:

Importar Clientes Excel: descarga la plantilla, rellénala con tus datos y vuelve a subirla. El sistema te mostrará primero una vista previa para que revises que todo está correcto antes de confirmar la carga.
Importar Contactos Excel e Importar Direcciones de Entrega Excel: funcionan igual, con su propia plantilla, para cargar de golpe los contactos o las direcciones de entrega de tus clientes.
Borrar importación: si tras una importación detectas que algo se cargó mal, con esta opción puedes eliminar todos los clientes de esa carga y volver a empezar. Los clientes que ya se estén usando en presupuestos, pedidos o facturas no se borrarán, para no dejar documentos huérfanos.

Si en el Excel la dirección, la población y la provincia son correctas, el sistema intentará geolocalizar automáticamente esos clientes en segundo plano. Las coordenadas aparecerán en la ficha pasados entre 5 y 10 minutos.

Las opciones de importación (clientes, contactos y direcciones) y de borrar importación solo están disponibles para los perfiles de administración de la cuenta. En cambio, enviar e imprimir la ficha de un cliente están disponibles para cualquier perfil, con un cliente abierto.

Alta y edición de un cliente

Para crear un cliente nuevo pulsa + Nuevo; para modificar uno existente, haz clic sobre él en el listado. En ambos casos se abre la ficha del cliente, organizada en pestañas.

El único dato imprescindible para guardar es la Razón Social. Todo lo demás lo puedes ir completando cuando lo tengas, aunque cuanta más información cargues, más partido le sacarás al programa.

Pestaña «Cliente»: datos generales

Razón Social Obligatorio: El nombre con el que se identifica al cliente en todo el programa.
Nombre Comercial: El nombre por el que se conoce al cliente si es distinto de su razón social.
CIF: El número de identificación fiscal del cliente.
Dirección y localización: Dirección, país, provincia, población, código postal y apartado de correos.
Teléfono, móvil y fax: Los datos de contacto telefónico del cliente.
E-mail de pedidos: La dirección a la que se enviarán los pedidos de este cliente. Puedes indicar varias separadas por punto y coma.
E-mail comercial y de administración: Direcciones adicionales para las comunicaciones comerciales y administrativas.
Subagente, ruta, canal y clasificación: Sirven para organizar tu cartera: asignar el cliente a un comercial, a una ruta de visita, a un canal de ventas y clasificarlo por su importancia (A, B, C).
Actividad y grupo de compras: Clasifican al cliente por su tipo de negocio. Las condiciones comerciales y promociones se pueden aplicar a grupos de compra completos.
Avisos: La nota que escribas aquí se te mostrará como recordatorio cada vez que hagas un pedido a este cliente.
Observaciones: Notas internas. No se muestran ni se imprimen en ningún documento.
Vigente: Marca si el cliente está activo. A los clientes que no estén vigentes no se les pueden hacer pedidos.

Pestaña «Facturación»

Aquí defines cómo se factura habitualmente a este cliente. Estos datos se usarán después como valores por defecto en sus pedidos y facturas.

Sujeto a IVA: Indica si al cliente se le aplica IVA. Viene activado por defecto.
Sujeto a Recargo de Equivalencia: Actívalo si el cliente está en el régimen de recargo de equivalencia.
Forma de pago y día de pago: La forma de pago habitual del cliente y el día del mes en que paga, salvo que se indique otra cosa en su relación con una firma concreta.
Datos bancarios: Banco, dirección del banco, IBAN y BIC, necesarios para las domiciliaciones.
Mandato y fecha de mandato: La referencia y fecha del mandato SEPA que autoriza el cobro por domiciliación.
Cuenta contable: El código de cuenta del cliente, si llevas contabilidad.

Las pestañas de la ficha

Una vez guardado el cliente, la ficha muestra pestañas adicionales que reúnen toda su información y su historial. Las más habituales son:

Dir. Entrega: las direcciones donde se sirve la mercancía a este cliente, además de su dirección fiscal.
Contactos: las personas de contacto dentro de la empresa del cliente.
Firmas: la vinculación del cliente con las firmas que le venden (ver el apartado siguiente).
Precios especiales y Condiciones: precios y condiciones comerciales pactados con este cliente.
Promociones y Catálogos: promociones aplicables y catálogos entregados.
Presupuestos, Pedidos y Pte. Facturar: el historial de documentos del cliente y lo que le queda pendiente de facturar.
Gráfico: la evolución de sus ventas, con comparativas por año y por firma.

Consejo: desde el listado, con un cliente abierto, en el menú ⋯ tienes también las opciones Enviar ficha (para mandar la ficha del cliente por correo a una firma) e Imprimir ficha en PDF o Excel.

Vincular el cliente con sus firmas

Este es un paso imprescindible que conviene entender bien. Crear un cliente en tu cartera no lo asocia automáticamente a ninguna firma. Y en los pedidos solo se ofrecen los clientes que están vinculados a la firma elegida (además de los que ya le hayan hecho algún pedido anteriormente). Es decir: mientras no vincules un cliente nuevo a una firma, no podrás hacerle pedidos de los productos de esa firma.

Después de dar de alta un cliente nuevo, entra en la pestaña Firmas de su ficha y vincúlalo con cada una de las firmas a las que le vas a vender. Si no lo haces, ese cliente no aparecerá al crear un pedido para esas firmas.

La pestaña Firmas solo está disponible para los perfiles de administración de la cuenta. Los subagentes no la ven: la vinculación de clientes con firmas la gestiona el titular de la cuenta.

Cómo vincular

En la pestaña Firmas verás una tarjeta por cada una de tus firmas representadas (puedes cambiar entre vista de rejilla y de listado con los botones de arriba). Para vincular el cliente a una firma, basta con rellenar al menos uno de los campos de su tarjeta:

Código: El código que esa firma tiene asignado al cliente en su propio sistema de gestión. Es el dato que se suele rellenar para dejar la vinculación creada.
Subagente: Si asignas un comercial a esta relación, el cliente y la firma solo serán visibles para ese comercial. Es la forma de limitar a tus subagentes el acceso a determinados clientes y firmas.
Notas: Avisos o anotaciones que quieras resaltar sobre la relación de este cliente con esa firma.

La vinculación se guarda sola en cuanto sales del campo, sin necesidad de pulsar ningún botón. El contador de la pestaña Firmas te indica en todo momento a cuántas firmas está vinculado el cliente. Si más adelante quieres desvincular al cliente de una firma, simplemente deja vacíos todos los campos de esa tarjeta: la relación se elimina automáticamente.

Si tienes contratada la tienda online (e-commerce B2B/B2C), los clientes que no estén vinculados con una firma tampoco podrán ver los productos de esa firma en la web.

Clientes no vigentes y borrado

Si dejas de trabajar con un cliente pero quieres conservar su historial, lo más recomendable es desmarcar la casilla Vigente en su ficha: dejará de aparecer en los listados y no se le podrán hacer pedidos, pero sus documentos anteriores se mantienen. Si necesitas eliminarlo por completo, el programa comprobará antes que no esté siendo utilizado en presupuestos, pedidos o facturas para evitar dejar documentos sin cliente.