Facturas de firmas

Las facturas de firmas son las facturas que cada firma emite a tus clientes por las ventas que tú has gestionado. Tú las registras en AgentesCloud para llevar el control de lo vendido por cada firma y, sobre todo, para calcular tus comisiones: son la base sobre la que después se hace la liquidación. En el circuito de trabajo se sitúan justo después del pedido: presupuesto → pedido → factura de firma → liquidación → factura de comisiones. No todos los pasos son obligatorios; puedes crear una factura de firma partiendo de un pedido o directamente, sin pedido previo.

Cómo llegarGestión ComercialFacturas de Firmas

El listado de facturas

Al entrar verás la lista de tus facturas de firmas. Cada fila muestra el número (la serie y el número interno que les asigna AgentesCloud) junto al número que la propia firma le dio a su factura, la fecha, la firma, el cliente, la base (importe sin impuestos), el total, el estado y lo que queda pendiente de cobro. Si tu perfil es de administración de la cuenta, verás además dos columnas más: el importe de comisión y el % de comisión de cada factura.

Estados de una factura

El estado te indica si la factura ya entró o no en una liquidación de comisiones:

• Sin liquidar (etiqueta roja): la factura todavía no se ha liquidado. Mientras esté así, puedes editarla, añadir o quitar líneas y borrarla.
• Liquidada (etiqueta verde): la factura ya se incluyó en una factura de comisiones. La etiqueta muestra el número de esa liquidación. Una factura liquidada queda bloqueada: no se puede modificar ni borrar.

Buscar y filtrar

El buscador rápido de la parte superior localiza facturas por su número, su serie, el número que le dio la firma (su factura), la referencia o el número de liquidación. Si necesitas afinar más, el panel de filtros avanzados te permite acotar la lista por firma, cliente, subagente, estado y por un rango de fechas. También puedes ordenar el listado por número o por fecha, de forma ascendente o descendente, y filtrar por las etiquetas que hayas asignado a tus facturas.

Cómo se generan las facturas

Tienes varias formas de crear facturas de firmas, según cómo trabajes con cada firma. Puedes partir de los pedidos que ya tenías, crearlas a mano o cargarlas en bloque desde una hoja de cálculo.

A partir de pedidos: conformar

Es la forma más habitual cuando ya has hecho pedidos a la firma. Abre (o crea) una factura para una firma y un cliente concretos y, en el menú ⋯ de la parte superior, elige Conformar Pedidos. El programa te mostrará todas las líneas de pedido de esa firma y ese cliente que aún estén pendientes de facturar.

Ahí decides qué facturar: puedes traer todas las unidades pendientes de una línea o solo una parte (facturación parcial), ajustando la cantidad en la columna Facturar. Al conformar, esas unidades se convierten en líneas de la factura y las unidades pendientes de cada pedido se actualizan solas. El programa recalcula además el estado de los pedidos afectados (pasan a semifacturado o facturado según lo que quede pendiente).

Crear una factura manualmente

Pulsa + Nuevo e indica la fecha, la firma, el cliente y la serie. Al elegir el cliente se traen automáticamente su dirección de entrega, su forma de pago y el descuento global pactado con esa firma. Una vez guardada la cabecera, añade las líneas de artículos: por cada línea, el precio, los descuentos, el IVA y el porcentaje de comisión se proponen según las condiciones comerciales vigentes del cliente, aunque puedes ajustarlos. Los totales de la factura (bases, impuestos, total y comisión) se recalculan solos cada vez que añades, cambias o quitas una línea.

Fecha Obligatorio

La fecha de la factura.

Firma Obligatorio

La firma que emite la factura. Solo se ofrecen las firmas que representas.

Cliente Obligatorio

El cliente al que la firma factura. Solo aparecen los clientes vinculados a esa firma.

Serie Obligatorio

La serie de facturación. Es el valor por el que después podrás filtrar al hacer la liquidación de comisiones.

Su factura

El número que la firma le dio a su propia factura, por si quieres tenerlo localizado.

Subagente

El comercial al que se atribuye la venta y, por tanto, la comisión.

Forma de pago, agencia y observaciones

Datos complementarios del documento.

Importar el detalle desde Excel

Si tienes las líneas de una factura en una hoja de cálculo, con la factura abierta puedes usar Importar detalle factura Xls (menú ⋯). Descarga la plantilla, rellénala y vuelve a subirla: la primera columna es el código del artículo o su código de barras (EAN), la segunda las unidades, la tercera el precio y las tres siguientes los descuentos. Los precios y descuentos que indiques en el Excel prevalecen sobre los de las condiciones comerciales. Los códigos que no existan o que pertenezcan a otra firma se ignoran y se marcan para que los revises, pero la importación continúa con el resto de líneas.

Importar facturas en bloque (consumos)

Cuando lo que quieres es cargar de golpe todo lo que una firma ha facturado a tus clientes (por ejemplo, a partir del listado de ventas que te pasa la firma), usa Importar Consumos Xls. Esta importación crea las facturas solo con su importe, sin desglose de artículos. Descarga la plantilla e indica por cada fila el número de factura, la fecha, el cliente (por su razón social, su CIF o el código que la firma le tiene asignado), un concepto, la base, el % de IVA y la comisión. Todas las facturas del archivo se imputan a la firma y la serie que elijas.

Deshacer una importación

Si tras importar consumos ves que algo no ha ido bien, no hace falta borrar factura por factura. Con Borrar importación (menú ⋯) eliges la firma y la importación concreta y se eliminan todas sus facturas de una vez. Las facturas que ya estén liquidadas no se borran, para no descuadrar comisiones ya cerradas.

Acciones sobre una factura

Con una factura abierta tienes disponibles, en la barra de botones y en el menú ⋯, estas acciones:

• Guardar y Borrar: solo mientras la factura esté sin liquidar. Al borrarla se eliminan también sus líneas.
• Imprimir: genera el PDF de la factura, listo para guardarlo o entregarlo.
• Mail: envía la factura por correo electrónico en formato PDF, Excel o CSV. Puedes indicar destinatarios, copia y copia oculta, asunto, mensaje y hasta un archivo adjunto. El envío queda registrado en el historial del cliente.
• Gestión de cobro: registra los cobros de la factura. Según lo cobrado, en el listado y en la ficha verás si la factura está cobrada o cuánto queda pendiente de cobro.

Comisiones y liquidación

Aquí es donde estas facturas cobran todo su sentido. Cada línea lleva un porcentaje de comisión, y a partir de él AgentesCloud calcula la comisión de la factura sobre su base imponible (aplicando antes el descuento global si lo hay). Ese importe es el que verás en la columna Comisión del listado y en la ficha, y es la base de tu liquidación.

Cuando haces una liquidación de comisiones, el programa agrupa las facturas de firma que aún están sin liquidar, filtrándolas por firma, serie y rango de fechas, y genera con ellas la factura de comisiones correspondiente. En ese momento las facturas incluidas pasan a estado liquidada y se les anota el número de la liquidación. Por eso una factura ya liquidada no se puede editar ni borrar: forma parte de una comisión ya cerrada.