Configuración

Perfiles de usuarios

Un perfil es un conjunto de permisos que decide qué puede hacer un usuario dentro de AgentesCloud: a qué pantallas entra y qué acciones tiene permitidas en cada una (consultar, crear, modificar, borrar…). En lugar de configurar los permisos usuario por usuario, los defines una sola vez en un perfil y luego asignas ese perfil a las personas que quieras. Todas las que comparten perfil tendrán exactamente los mismos permisos.

Esta pantalla es donde mantienes ese catálogo de perfiles: crear los que necesites, ponerles nombre y, sobre todo, marcar módulo a módulo qué puede tocar cada uno. Es la herramienta con la que controlas, por ejemplo, que un comercial vea sus clientes y pedidos pero no la facturación, o que un administrativo pueda facturar pero no cambiar la configuración de la cuenta.

Cómo llegar

Cómo llegarMenú lateralAdministraciónPerfiles de usuarios

Abre el menú lateral izquierdo, entra en Administración y pulsa Perfiles de usuarios. Es una pantalla reservada a los perfiles de administrador de la cuenta: si un usuario no tiene permiso de acceso a este apartado, no lo verá en su menú.

Los perfiles que ya vienen creados

Al entrar encontrarás algunos perfiles ya preparados que cubren los casos más habituales:

Administrador: El administrador de tu cuenta. Tiene acceso completo a la aplicación, incluida la propia configuración y la gestión de usuarios y perfiles.
Admon: Perfil pensado para tareas administrativas (facturación, comisiones, cobros…), sin necesidad de darle el control total de la cuenta.
Comercial: Perfil pensado para los comerciales y subagentes: acceso a su trabajo del día a día (clientes, pedidos, agenda) y no a las zonas de administración.

Estos perfiles son un punto de partida: puedes usarlos tal cual, ajustar sus permisos a tu manera de trabajar o crear los tuyos propios desde cero. Existe además un perfil interno de superadministrador, reservado a la plataforma y al soporte, que no aparece en tu listado.

El listado de perfiles

La pantalla muestra la relación de perfiles dados de alta. El listado se pagina de 10 en 10, puedes ordenarlo por nombre de la A a la Z o de la Z a la A, y buscar un perfil por su nombre si tienes muchos. Al pulsar sobre el nombre de un perfil se abre su ficha para editarlo y gestionar sus permisos.

Crear un perfil

Para dar de alta un perfil nuevo usa el botón de nuevo de la barra superior. La ficha de creación solo te pide un dato:

Perfil Obligatorio: El nombre del perfil (por ejemplo «Comercial junior» o «Almacén»). Es como lo identificarás al asignarlo a los usuarios, así que ponle un nombre que te diga de un vistazo para qué sirve.

Guarda con el nombre y el perfil quedará creado, todavía sin ningún permiso concedido. El siguiente paso es abrirlo y decidir a qué puede acceder.

La zona para asignar permisos solo aparece cuando el perfil ya está guardado. Por eso primero creas el perfil con su nombre y, una vez guardado, entras a editarlo para marcar sus permisos.

Asignar permisos a un perfil

Al editar un perfil, debajo del nombre verás el panel de permisos, dividido en dos columnas:

A la izquierda, la lista de módulos a los que el perfil tiene acceso (por ejemplo Clientes, Pedidos, Facturas…).
A la derecha, cuando pulsas sobre uno de esos módulos, aparecen sus opciones con una casilla por cada acción que puedes permitir o denegar.

Da acceso a un módulo

En la columna de la izquierda, usa el desplegable Añadir Módulo y elige el módulo que quieres habilitar para este perfil. Al añadirlo, el perfil recibe de entrada solo el permiso de acceso: podrá entrar en esa pantalla, pero aún no crear ni modificar nada hasta que marques el resto de acciones.

Selecciona el módulo para ver sus acciones

Pulsa sobre el nombre del módulo en la lista de la izquierda. A la derecha se cargarán sus opciones, cada una con sus casillas de acciones. Un módulo puede tener una o varias opciones; los permisos se marcan por opción.

Marca las acciones permitidas

Activa o desactiva las casillas según lo que quieras permitir en cada opción. Cada casilla corresponde a una acción concreta.

Usa los atajos para ir más rápido

Junto a cada opción tienes un desplegable de acción rápida con Poner Todo y Quitar Todo, que concede o retira todas las acciones de esa opción de una sola vez. Es cómodo para dar acceso completo a un módulo o para dejarlo solo en consulta.

Estas son las acciones que puedes conceder en cada opción, en el mismo orden en que aparecen sus columnas (de izquierda a derecha):

Acceder: Permite entrar en la pantalla y verla en el menú. Es la base: sin ella, el usuario no llega al módulo aunque tenga marcadas otras acciones.
Insertar: Permite crear registros nuevos (dar de alta un cliente, un pedido, etc.).
Actualizar: Permite modificar registros ya existentes y guardar los cambios.
Borrar: Permite eliminar registros. Es la acción más delicada: concédela solo a quien realmente la necesite.
Listar: Permite ver el listado del módulo con todos sus registros.
Exportar: Permite descargar o exportar la información (por ejemplo a PDF o Excel) desde ese módulo.
Consultar: Permite abrir los registros y ver su contenido (por ejemplo, la ficha de un cliente o de una factura).

Los cambios en las casillas se guardan solos en el momento: al marcar o desmarcar una acción, el permiso queda registrado sin que tengas que pulsar ningún botón de guardar. Puedes ir ajustando y salir cuando termines.

Para retirar el acceso a un módulo entero, usa el botón de borrar que aparece junto a su nombre en la columna de la izquierda: se quitan de golpe todos los permisos de ese perfil sobre ese módulo.

Asignar el perfil a los usuarios

Un perfil no tiene efecto hasta que se lo asignas a alguien. Eso se hace desde la pantalla de Usuarios (Administración > Usuarios): al crear o editar un usuario eliges su perfil, y a partir de ese momento ese usuario tendrá los permisos definidos en él. Si más adelante ajustas los permisos de un perfil, el cambio se aplica automáticamente a todos los usuarios que lo tengan asignado.

Eliminar un perfil

Puedes borrar un perfil que ya no utilices desde su ficha, con la opción de borrar. Ten en cuenta una protección importante:

No se puede eliminar un perfil que todavía tenga usuarios asignados. Si necesitas borrarlo, primero entra en Usuarios y cambia esas personas a otro perfil; una vez que ningún usuario lo use, podrás eliminarlo.