Gastos

Acreedores

La pantalla de Acreedores es tu fichero maestro de las empresas y personas a las que pagas gastos: suministros (luz, teléfono, alquiler), servicios (gestoría, seguros, transporte), autónomos que te facturan y, en general, cualquier proveedor cuyas facturas registras como gasto de tu actividad. Aquí guardas sus datos fiscales, de contacto y de pago una sola vez, para no tener que teclearlos cada vez que anotas un gasto.

Cómo llegarGastosAcreedores

Qué es un acreedor y para qué sirve

Un acreedor es cualquier suministrador de bienes o servicios al que pagas. Cada vez que registras un gasto, lo imputas a uno de estos acreedores, igual que una factura de compra se asigna a quien te la emite. Por eso, antes de poder anotar un gasto de un proveedor nuevo, conviene tenerlo dado de alta aquí.

Tener bien organizado este fichero te permite, más adelante, consultar cuánto llevas gastado con cada acreedor y filtrar tus gastos por proveedor. Además, al guardar aquí sus datos fiscales y de pago (forma de pago, IVA, retención de IRPF), los tienes siempre a mano cuando registras un gasto.

Cuando registras un gasto en Gastos, el campo Acreedor se rellena escribiendo parte de la razón social y eligiendo de la lista. En esa lista solo aparecen los acreedores marcados como vigentes, así que mantén ese estado al día para que un proveedor esté siempre disponible al anotar gastos.

El listado de acreedores

Al entrar verás la lista de tus acreedores ordenada por razón social. Cada fila muestra la razón social (con el nombre comercial como etiqueta al lado, si es distinto), la dirección, la provincia y el teléfono. Los acreedores que hayas marcado como no vigentes se muestran en rojo y con un candado, para que los distingas de un vistazo. Al pie del listado tienes la paginación, que muestra los registros de 25 en 25.

Buscar y filtrar

Tienes un buscador rápido en la parte superior que localiza acreedores por su razón social. Si necesitas afinar, el panel de filtros te permite acotar la lista por otros datos de la ficha —CIF, dirección, provincia, población, teléfono, correo…— y por si el acreedor está vigente o sujeto a IVA. También puedes filtrar por las etiquetas que hayas asignado a tus acreedores.

Importar acreedores desde Excel

Si ya tienes tus proveedores en una hoja de cálculo, no hace falta cargarlos uno a uno. Desde el menú de opciones (el icono ⋯ de la parte superior derecha) tienes dos opciones relacionadas con la importación:

Importar desde Excel: descarga la plantilla, rellénala con tus datos (razón social, nombre comercial, CIF, dirección, contacto, forma de pago, datos bancarios y cuenta contable) y vuelve a subirla para cargarlos todos de golpe.
Borrar importación: si tras una importación detectas que algo se cargó mal, con esta opción puedes eliminar todos los acreedores de esa carga y volver a empezar.

La importación busca coincidencias por la razón social: si ya existe un acreedor con ese mismo nombre, en lugar de duplicarlo, actualiza su ficha con los datos del Excel. Así puedes usar la misma plantilla tanto para dar de alta nuevos como para corregir en bloque los que ya tienes.

Al borrar una importación el programa te pedirá tu contraseña de acceso por seguridad. Los acreedores que ya tengan algún gasto registrado no se eliminarán, para no dejar gastos sin proveedor; el resto sí se borra.

Alta y edición de un acreedor

Para crear un acreedor nuevo pulsa + Nuevo; para modificar uno existente, haz clic sobre él en el listado. En ambos casos se abre la ficha del acreedor con todos sus datos en una sola pantalla.

Los datos imprescindibles para poder guardar son la razón social, el CIF/NIF y la dirección. El resto lo puedes ir completando cuando lo tengas.

Razón Social Obligatorio: El nombre fiscal con el que se identifica al acreedor en todo el programa. Es también el dato por el que se buscan coincidencias al importar.
Nombre Comercial: El nombre por el que se conoce al proveedor si es distinto de su razón social. Si lo dejas vacío, se copia de la razón social.
CIF/NIF Obligatorio: El número de identificación fiscal. El programa te avisa si el CIF que indicas ya lo está usando otro acreedor.
Dirección Obligatorio: La dirección del acreedor. Se completa con país, provincia, población y código postal (este último viene con un valor por defecto).
Teléfono, móvil, e-mail y web: Los datos de contacto del acreedor.
Sujeto a IVA: Indica si las facturas de este acreedor llevan IVA. Viene activado por defecto.
IRPF: El porcentaje de retención de IRPF, para los casos en que el proveedor es un profesional independiente cuyas facturas llevan retención.
Forma de Pago: La forma de pago habitual con este acreedor.
Observaciones: Notas internas sobre el acreedor.
Vigente: Marca si el acreedor está activo. Solo los acreedores vigentes se ofrecen al registrar un nuevo gasto.

Consejo: igual que en otras fichas del programa, con un acreedor abierto puedes adjuntarle documentos (por ejemplo, un contrato o el certificado de titularidad bancaria) y asignarle etiquetas para agruparlos y luego filtrarlos en el listado.

Acreedores no vigentes y borrado

Si dejas de trabajar con un proveedor pero quieres conservar su historial de gastos, lo más recomendable es desmarcar la casilla Vigente en su ficha: dejará de ofrecerse al registrar nuevos gastos y aparecerá señalado en el listado, pero todos sus gastos anteriores se mantienen.

Si prefieres eliminarlo por completo, el programa comprobará antes que no tenga ningún gasto registrado. Si lo tiene, no permitirá borrarlo, para no dejar gastos sin proveedor; en ese caso la opción recomendada es, de nuevo, marcarlo como no vigente.