Configuración

Usuarios

La pantalla de Usuarios es donde das de alta a las personas de tu equipo que van a entrar en AgentesCloud: tus comerciales o subagentes, el personal de oficina que lleva la administración y, por supuesto, tú mismo. Cada persona tiene su propio usuario, con su correo y su contraseña, de modo que cada uno entra con sus datos y ve lo que le corresponde.

Desde aquí controlas quién puede acceder a la aplicación, con qué perfil de permisos entra cada uno y hasta dónde llega dentro del sistema (por ejemplo, si un comercial ve solo su cartera o toda la información de la cuenta). Es, en la práctica, el control de acceso de tu cuenta.

Cómo llegar

Cómo llegarMenú lateralAdministraciónUsuarios

Abre el menú lateral izquierdo, entra en Administración y pulsa Usuarios.

La gestión de usuarios está pensada para el Administrador de la cuenta. Si entra en esta pantalla una persona con perfil Admon o Comercial, no verá el listado del equipo: verá únicamente su propia ficha («Mi cuenta»), donde puede actualizar sus datos personales y su foto, pero no crear ni modificar a otros usuarios. El cambio de contraseña no está disponible desde «Mi cuenta»: lo realiza el Administrador desde la ficha de cada persona (lo vemos más abajo).

El listado de usuarios

Al entrar verás la relación de personas dadas de alta en tu empresa. De cada una se muestra su nombre (que es también el enlace para editarla), el teléfono, el correo electrónico, el perfil con el que entra, si está activa o no, el número de accesos y la fecha del último acceso. La lista se pagina de 15 en 15 y puedes ordenarla por apellidos, de la A a la Z o de la Z a la A.

Para localizar a alguien concreto tienes un panel de filtros con el que acotar la lista por perfil, por si está activo, por Solo fichaje, por Visión global o por Restringir acceso a firmas. El número de accesos y la fecha del último acceso te sirven, de un vistazo, para saber quién está usando la aplicación y quién no ha entrado nunca.

Dar de alta o editar un usuario

Para crear una persona nueva usa el botón de nuevo de la barra superior; para modificar una existente, pulsa sobre su nombre en el listado. En ambos casos se abre la misma ficha. Estos son los datos personales y de contacto:

Nombre Obligatorio: El nombre de pila de la persona.
Apellidos Obligatorio: Los apellidos. El listado se ordena por este campo.
Email Obligatorio: El correo electrónico de la persona. Es el usuario con el que accede a la aplicación, así que debe ser válido y único: no puede haber dos usuarios con el mismo correo.
Datos de contacto: DNI, dirección, país, provincia, población, código postal, teléfono, fax y móvil. Son opcionales y sirven para tener localizada a la persona.
Idioma: El idioma en el que esa persona verá la aplicación.
Foto: Puedes subir una imagen (jpg o png) que se usará como avatar de la persona dentro de la aplicación.

Y estos son los datos que definen cómo entra y qué puede hacer, que solo aparecen cuando gestionas usuarios como Administrador:

Perfil Obligatorio: El perfil de permisos con el que entra la persona: define a qué pantallas tiene acceso y qué puede hacer en ellas. Lo explicamos en el apartado siguiente.
Activo: Marca si la persona puede entrar o no. Un usuario que no esté activo no podrá acceder a la aplicación, aunque su ficha siga existiendo. Es la forma de dar de baja temporalmente a alguien sin borrarlo.
Solo fichaje: Márcalo para empleados que únicamente necesitan fichar (control horario) y no van a usar el resto de la aplicación. Estos usuarios no cuentan dentro del límite de usuarios de tu plan.
Visión global: Si está activa, en los gráficos y cuadros de mando la persona podrá ver los pedidos y las facturas de todos los clientes y de todas las firmas representadas. Si la desactivas, verá únicamente sus propios datos.
Restringir acceso a firmas: Si la activas para un comercial, este solo podrá acceder a las firmas y clientes que le hayas vinculado expresamente. Es el nivel de restricción más estricto.

Con el nombre, los apellidos, el correo y el perfil ya tienes lo imprescindible para guardar el usuario. La persona queda asociada automáticamente a tu empresa; no tienes que elegirla.

Tu plan incluye un número máximo de usuarios activos. Si al crear o activar una persona superas ese límite, AgentesCloud te avisa y el usuario se guarda, pero queda inactivo hasta que liberes un hueco o amplíes tu plan. Recuerda que los usuarios marcados como Solo fichaje no consumen plaza.

El perfil de permisos

El campo Perfil es la pieza clave: no eliges los permisos uno a uno para cada persona, sino que le asignas un perfil, y ese perfil ya trae definido a qué puede acceder. Al dar de alta usuarios puedes asignar estos perfiles:

Administrador: El perfil de mayor alcance. Gestiona la cuenta completa, incluida el alta de usuarios.
Admon: Pensado para el personal de oficina que lleva la parte administrativa (pedidos, facturación, etc.).
Comercial: Pensado para tus comerciales o subagentes. Es un acceso acotado a su propia actividad, como se explica más abajo.

Lo que puede hacer exactamente cada perfil en cada pantalla se configura en la pantalla Perfiles de usuarios, dentro de este mismo apartado de Administración. Si necesitas afinar los permisos de un perfil, es ahí donde se hace.

El usuario comercial: qué datos ve

Cuando asignas a alguien el perfil Comercial, la aplicación entiende que es un comercial (subagente) y, automáticamente, le muestra solo lo suyo. En la práctica esto significa que en los listados de clientes, presupuestos, pedidos, facturas de firmas o reclamaciones, ese comercial ve únicamente los registros que tiene asignados, no los del resto del equipo.

Sobre esa base, dos ajustes de la ficha te permiten ampliar o estrechar lo que ve:

Visión global: Controla lo que ve en los gráficos y cuadros de mando: activada, ve las cifras de toda la cuenta; desactivada, solo las suyas.
Restringir acceso a firmas: Activada, el comercial solo entra en las firmas y clientes que le has vinculado. Es el filtro más restrictivo y se suma al hecho de ver solo su propia cartera.

Un buen punto de partida para un comercial: perfil Comercial y, si quieres que en los gráficos solo vea sus números, desactiva la Visión global. Reserva Restringir acceso a firmas para cuando cada comercial deba trabajar únicamente con un conjunto concreto de firmas y clientes.

Contraseñas y acceso

Por seguridad, las contraseñas se guardan encriptadas y no se pueden ver en ningún momento, ni siquiera desde la ficha del usuario. Si alguien la olvida, no hay que recuperarla: se establece una nueva.

Para cambiarla, abre la ficha de la persona y ve a la pestaña Cambiar contraseña. La nueva contraseña debe tener al menos 8 caracteres e incluir, como mínimo, una mayúscula, una minúscula y un número (te recomendamos añadir además algún símbolo), y tiene que ser distinta de la actual. Puedes marcar la casilla Notificar por mail del cambio al usuario para que la persona reciba un correo avisándole.

Si has cambiado el perfil, el correo o la contraseña de alguien que está trabajando en ese momento, usa el botón Forzar Inicio Sesión de la ficha. Obliga a esa persona a salir y volver a entrar, de modo que los cambios se apliquen de inmediato.

Eliminar un usuario

Para dar de baja definitiva a una persona, abre su ficha y usa la opción de borrar. Ten en cuenta dos cosas:

No puedes borrar tu propio usuario: la opción de borrar no aparece en tu ficha. Si lo que quieres es impedir temporalmente que alguien entre sin perder su información, no lo borres; basta con desmarcar la casilla Activo.