Agenda de actividades

Qué es la agenda de actividades

La agenda de actividades es tu calendario dentro de agentescloud. Sirve para anotar y no perder de vista todo lo que haces en tu día a día comercial: llamadas, visitas de ruta, reuniones, entregas de catálogo, tareas pendientes, oportunidades de venta, etc. Cada anotación (una actividad) tiene una fecha, un asunto, un tipo y, si quieres, el cliente o la firma con quien la tienes. Todo queda reflejado en un calendario que puedes ver por mes o por semana.

Es una herramienta de trabajo personal y de equipo: puedes llevar tu propia agenda y, si trabajáis varios, consultar también la de tus compañeros y repartir tareas entre vosotros.

Cómo llegar

La agenda está siempre a mano: en la barra superior, a la derecha, tienes un icono de calendario con el título Actividades. Púlsalo desde cualquier pantalla para abrir tu calendario.

Junto al icono verás un número: es la cantidad de actividades pendientes que tienes para hoy. Cuando no tienes ninguna pendiente, marca 0.

También puedes empezar una actividad sin abrir el calendario: desde el menú rápido (el botón + de la barra superior), con la opción Crear actividad.

Qué ves al abrir la agenda

La pantalla de la agenda reúne tres bloques, de arriba abajo:

• Buscador de actividades: una caja donde localizar cualquier anotación por su asunto o por lo que escribiste en los comentarios.
• Mis tareas pendientes para hoy: la lista de tus actividades del día que aún no has dado por terminadas, para verlas de un vistazo al empezar la jornada. Aquí tienes también el botón Nueva actividad.
• Agenda: el calendario propiamente dicho, con todas tus actividades colocadas en su fecha.

Ver el calendario

El calendario se puede mostrar de dos formas, con los botones de la esquina superior derecha del propio calendario:

• Mes: la vista mensual completa, con las actividades repartidas por días.
• Calendario (semana): la vista semanal con franjas horarias, útil para organizar las citas con hora concreta a lo largo del día.

Para moverte usa los botones anterior y siguiente, y hoy para volver a la fecha actual.

Encima del calendario tienes tres filtros para centrarte en lo que te interesa:

Agenda

Elige de quién quieres ver las actividades. Por defecto se muestra La mía. Si trabajáis varios, puedes seleccionar la agenda de un compañero concreto o Todas las agendas para verlas juntas.

Estado

Filtra por Pendiente (la opción de partida), Finalizado o Cualquier estado.

Tipo de actividad

Muestra solo un tipo (llamadas, visitas de ruta, reuniones…) o Todas las actividades.

Crear una actividad

Estos son los campos de la ventana de una actividad:

Asunto Obligatorio

El título de la actividad, lo que verás en el calendario (por ejemplo, «Visita a supermercado Pérez»).

Periodo

La fecha y hora de inicio y de fin. Si haces clic en un día del calendario, se rellena solo con ese día para que solo ajustes la hora.

Tipo

Qué clase de actividad es (llamada, reunión, visita de ruta…). Ver la lista completa más abajo.

Para

A quién se asigna la actividad. Puede ser para ti, para un compañero del equipo o para Todo el equipo (en ese caso se crea una copia en la agenda de cada uno).

Con

El cliente, la firma o el contacto con quien tienes la actividad. Empieza a escribir el nombre y elígelo de la lista para dejarla vinculada a esa ficha.

Tarea de seguimiento

Genera automáticamente una tarea posterior para no olvidarte de retomar el asunto. Ver más abajo.

Comentarios

El espacio para anotar los detalles: lo que hablasteis, lo que quedó pendiente, lo que hay que preparar, etc.

En la parte superior de la ventana tienes además dos interruptores: Pendiente / Finalizada, para marcar si la actividad ya está hecha, y Público / Privado, para decidir si tus compañeros pueden verla.

Tipos de actividad

Al crear una actividad eliges su tipo. Sirve para reconocerla de un vistazo y para filtrar el calendario. Los tipos disponibles son:

• Llamada
• Tarea
• Nota
• Reunión
• Mail
• Pedido
• Presupuesto
• Entrega de catálogo
• Reparto
• Recogida
• Oportunidad de venta
• SAT (servicio de asistencia técnica)
• Visita de ruta

Editar, mover o borrar una actividad

• Editar: haz clic sobre la actividad en el calendario y se abrirá su ventana con todos los datos para modificarlos.
• Cambiar de fecha u hora: arrastra la actividad hasta el nuevo día o franja horaria. El cambio se guarda solo.
• Marcar como finalizada: abre la actividad y pon el interruptor en Finalizada. Así deja de contar entre tus pendientes.
• Borrar: dentro de la ventana de la actividad, usa el botón Borrar.

Tareas de seguimiento

Cuando registras una actividad, el campo Tarea de seguimiento te permite programar automáticamente una segunda tarea para más adelante, para que no se te olvide retomar el asunto. Puedes pedir que la cree de uno a cinco días hábiles, o en una fecha personalizada que tú indiques.

La tarea de seguimiento se crea como una actividad de tipo Tarea, con el mismo asunto precedido de «SEGUIMIENTO», en la fecha calculada. Aparecerá en tu agenda ese día como una pendiente más.

Tu agenda y la del equipo

Cada actividad puede ser pública o privada:

• Las públicas las pueden ver tus compañeros de equipo cuando consultan las agendas.
• Las privadas no las ven tus compañeros de equipo.

Con el filtro Agenda de la cabecera del calendario puedes cambiar entre tu agenda, la de un compañero o todas a la vez, lo que facilita coordinar visitas y tareas dentro del equipo.

Avisar por correo

Al guardar una actividad, el botón Guardar y enviar mail envía un correo electrónico de aviso a la persona a la que está asignada, con los datos de la actividad. Es útil cuando asignas una tarea a un compañero o al equipo y quieres que le llegue el aviso a su bandeja.

Sacar un informe de actividades

Desde el botón Informe, sobre el calendario, puedes descargar un archivo (formato Excel/CSV) con las actividades que cumplan los filtros que elijas: rango de fechas, agenda, tipo, estado, contacto o asunto. Es la forma de repasar o guardar fuera de la aplicación el histórico de lo que habéis hecho.