Utilidades
Imprimir sobres
La utilidad Imprimir sobres te prepara, en un PDF listo para imprimir, los sobres postales de tus envíos físicos. En lugar de escribir a mano la dirección de cada sobre, seleccionas los clientes o las firmas a los que vas a escribir y el programa genera los sobres con su nombre y dirección ya colocados. Es útil, por ejemplo, para mandar una circular impresa, un catálogo o cualquier documentación en papel.
Al entrar verás una pantalla dividida en dos: a la izquierda eliges a quién van dirigidos los sobres y a la derecha el formato del sobre y el botón para imprimir. El proceso completo son cuatro pasos.
Cómo imprimir tus sobres
Elige si son clientes o firmas
En el desplegable Sobres de indica si vas a imprimir sobres para tus Clientes o para las Firmas que representas. Hasta que no elijas una de las dos opciones, el botón Imprimir permanece desactivado.
Selecciona los destinatarios
Justo debajo aparece la lista completa de tus clientes (o de tus firmas), ordenada alfabéticamente por razón social. Marca los que quieras: es una lista de selección múltiple, así que puedes elegir uno solo o varios a la vez manteniendo pulsada la tecla Ctrl (o Cmd en Mac) mientras haces clic, o la tecla Mayús para seleccionar un rango seguido. El programa generará un sobre por cada destinatario que dejes marcado.
Elige el formato del sobre
En el desplegable Formato selecciona cómo quieres que quede el sobre. Tienes dos formatos disponibles, que se explican en el apartado siguiente.
Pulsa Imprimir y obtén el PDF
Al pulsar Imprimir, el programa prepara el documento y lo abre en una página de vista previa con el PDF de los sobres. Justo encima de la vista previa tienes el botón Descargar para guardar el PDF en tu equipo, y desde los controles del propio visor puedes enviar los sobres directamente a tu impresora.
Los dos formatos de sobre
Ambos formatos usan el tamaño de sobre estándar DL (220 × 110 mm, el sobre alargado de toda la vida) e imprimen los mismos datos del destinatario; lo único que cambia es la posición en la que se coloca la dirección sobre el sobre:
- Sobre
- Coloca el nombre y la dirección del destinatario en la zona central del sobre, que es la posición habitual para el destinatario en un sobre en blanco.
- Sobre con remitente
- Coloca esos mismos datos en otra posición, pensada para cuando el sobre ya lleva impreso tu remitente (por ejemplo, sobres con tu membrete). Así la dirección del destinatario no se solapa con tus datos.
En los dos formatos se imprime únicamente la dirección del cliente o firma que hayas seleccionado. El programa no añade por su cuenta ningún remitente: si quieres que tus datos aparezcan en el sobre, usa sobres que ya lo lleven impreso y elige el formato Sobre con remitente.
Qué se imprime en cada sobre
Por cada destinatario seleccionado se genera una página del PDF con estos datos, tal y como estén guardados en su ficha:
- La razón social (el nombre del cliente o de la firma).
- La dirección.
- El código postal y la población.
- La provincia.
Consejo: antes de imprimir una tanda grande, haz una prueba con un sobre de muestra para comprobar que la dirección cae donde tú quieres, sobre todo si usas sobres con membrete o con ventanilla. Ajusta la posición del papel en tu impresora o cambia de formato si es necesario.
El sobre solo saldrá completo si la ficha del cliente o de la firma tiene rellenos la dirección, el código postal, la población y la provincia. Si a algún destinatario le falta algún dato, ese hueco aparecerá en blanco en el sobre; revisa y completa su ficha antes de imprimir.