CRM
Actividades y seguimiento de clientes
Qué es el seguimiento CRM del cliente
El seguimiento CRM es el historial de todo lo que haces con un cliente: llamadas, visitas, reuniones, notas, presupuestos, entregas de catálogo, tareas pendientes… Cada anotación es una actividad, y todas juntas forman una línea de tiempo dentro de la propia ficha del cliente. Así, cuando abres a un cliente, tienes de un vistazo qué habéis hablado, qué quedó pendiente y cuándo fue el último contacto, sin tener que buscarlo en ningún otro sitio.
Es el mismo tipo de actividades que ves en tu agenda, pero aquí filtradas por un cliente concreto: la pestaña CRM de su ficha reúne solo las actividades relacionadas con él.
La pestaña CRM solo aparece en la ficha si tu cuenta tiene contratado el módulo CRM. Si no la ves entre las pestañas del cliente, es que tu plan no lo incluye.
Cómo llegar
Entra en Ficheros › Clientes, abre la ficha del cliente que te interese y pulsa la pestaña CRM. Al abrirla se carga el historial de actividades de ese cliente.
Las firmas que representas tienen exactamente el mismo seguimiento: en la ficha de una firma (Ficheros › Firmas representadas) también encontrarás una pestaña CRM con su propia línea de tiempo, que funciona igual que la del cliente.
Qué ves en la pestaña CRM
La pestaña se organiza en dos partes. Arriba, una barra de acciones y filtros; debajo, el historial de actividades:
- Nueva actividad: el botón para registrar una anotación nueva sobre este cliente.
- Informe: descarga en Excel las actividades del cliente (ver más abajo).
- Filtro por tipo: muestra solo un tipo de actividad (llamadas, visitas…) o Todos los tipos.
- Filtro por estado: Pendiente, Finalizado o Cualquier estado.
- Historial (línea de tiempo): todas las actividades del cliente, de la más reciente a la más antigua.
Registrar una nueva actividad
Pulsa «Nueva actividad»
Se abre la ventana Actividad, la misma que usas en la agenda. Como la abres desde la ficha, el cliente ya viene puesto en el campo Con, de modo que la anotación queda vinculada a él automáticamente.
Rellena los datos
Indica el asunto (lo único obligatorio), la fecha, el tipo de actividad y, en comentarios, el detalle de lo que hablasteis o quedó pendiente. Si quieres que la aplicación te recuerde retomar el asunto, usa la tarea de seguimiento para programar una tarea posterior de forma automática.
Guarda
Pulsa Guardar y la actividad aparece al momento en la parte superior del historial. Si además quieres avisar por correo a la persona asignada, usa Guardar y enviar mail.
La ventana de la actividad, con todos sus campos (asunto, periodo, tipo, para, seguimiento, comentarios y los interruptores de estado), se explica en detalle en Agenda de actividades. Aquí basta con saber que funciona igual, solo que ya trae el cliente asociado.
El historial de actividades
Cada actividad se muestra como una tarjeta ordenada por fecha, de la más reciente a la más antigua. En cada tarjeta ves:
- La foto de la persona a la que está asignada la actividad.
- El asunto, que es un enlace: al pulsarlo se reabre la ventana de la actividad para consultarla, editarla o borrarla.
- El contacto con quien es la actividad y su fecha.
- Los comentarios que anotaste.
En el historial ves las actividades públicas relacionadas con el cliente (las de cualquier compañero del equipo) y, además, las privadas que hayas registrado tú. Si un cliente todavía no tiene ninguna actividad, la pestaña te lo indica con un aviso.
Filtrar por tipo y por estado
Sobre el historial tienes dos desplegables para centrarte en lo que buscas. Puedes combinarlos:
- Tipo de actividad
- Muestra solo un tipo concreto o Todos los tipos. Los tipos disponibles son: llamada, tarea, nota, reunión, mail, pedido, presupuesto, entrega de catálogo, reparto, recogida, oportunidad de venta, SAT y visita de ruta.
- Estado
- Filtra por Pendiente, Finalizado o Cualquier estado, para separar lo que aún tienes que hacer de lo que ya está cerrado.
El historial se actualiza en cuanto cambias cualquiera de los dos filtros, sin necesidad de pulsar ningún botón.
Marcar una actividad como finalizada
Cuando das por hecha una actividad (has hecho la llamada, realizado la visita…), márcala como finalizada para que deje de figurar entre tus pendientes:
Abre la actividad
Haz clic en el asunto de la tarjeta en el historial. Se abre su ventana.
Cambia el interruptor a «Finalizada»
Arriba de la ventana tienes el interruptor Pendiente / Finalizada. Ponlo en Finalizada y el cambio se guarda solo, al instante.
Junto a ese interruptor tienes el de Público / Privado, que decide si tus compañeros de equipo pueden ver la actividad o solo tú. También se guarda solo al cambiarlo.
Informe de actividades en Excel
El botón Informe genera una hoja de cálculo (formato Excel/CSV) con las actividades del cliente, para repasarlas o guardarlas fuera de la aplicación. Al abrirlo desde la ficha, el informe ya viene acotado a este cliente; solo tienes que ajustar los filtros que quieras y pulsar Generar para descargar el archivo.
Puedes afinar el informe por:
- Público / Privado
- Incluir todas las actividades, solo las públicas o solo las privadas.
- Pendientes / Finalizadas
- Filtrar por estado de la actividad.
- Periodo
- El rango de fechas que quieres incluir.
- Agenda
- De quién son las actividades: la tuya, la de un compañero o todas.
- Tipo de evento
- Limitar el informe a un tipo de actividad concreto.
- Con / Asunto
- El contacto (viene relleno con el cliente) y, si quieres, un asunto concreto.
Integración con HubSpot. Si tu cuenta tiene activada la conexión con HubSpot, junto a la pestaña CRM aparece una pestaña HUBSPOT que enlaza la ficha con tu cuenta de HubSpot: desde ahí puedes registrar el cliente y sus contactos en HubSpot (como empresa y contactos) y consultar y gestionar sus notas y tareas. Es una integración aparte del seguimiento CRM propio de AgentesCloud, y solo está disponible si tienes la conexión con HubSpot configurada y activa.
Consejo: anota la actividad justo después de cada contacto con el cliente y, si queda algo pendiente, añade una tarea de seguimiento. Así la ficha del cliente se convierte en la memoria completa de la relación y nunca pierdes el hilo de lo que quedó por hacer.