Categorías y familias

Las categorías, familias y subfamilias son la forma de clasificar tus artículos en agentescloud. Funcionan como un árbol de carpetas de hasta tres niveles: una categoría agrupa varias familias, y cada familia puede contener a su vez subfamilias. Con esa estructura ordenas el catálogo de cada firma y localizas los productos con facilidad.

Cada árbol pertenece siempre a una de tus firmas representadas: al organizar las categorías eliges primero la firma y trabajas sobre su clasificación. Esta pantalla es el fichero donde creas, editas y ordenas esas categorías, familias y subfamilias antes de asignárselas a los artículos.

Cómo llegar

Cómo llegarMenú lateralFicherosCategorías, Familias

Abre el menú lateral izquierdo, entra en Ficheros y pulsa Categorías, Familias. Al entrar, lo primero es elegir la firma con la que quieres trabajar en el selector de firma de la parte superior.

Cómo se organiza: categoría, familia y subfamilia

La clasificación tiene tres niveles encajados unos dentro de otros:

• Categoría: es el nivel superior, la agrupación más amplia (por ejemplo, «Calzado»).
• Familia: cuelga de una categoría y afina la agrupación (por ejemplo, «Botas» dentro de «Calzado»).
• Subfamilia: es el nivel más detallado y cuelga de una familia (por ejemplo, «Botas de agua» dentro de «Botas»).

No tienes que usar los tres niveles: puedes quedarte solo en categorías, o llegar hasta subfamilias donde te haga falta. Lo que determina el nivel de cada elemento es de quién cuelga, y eso lo decides con el campo Categoría padre al crearlo. El sistema calcula el nivel automáticamente: si no le pones padre será una categoría; si eliges una categoría como padre será una familia; y si eliges una familia como padre será una subfamilia.

Cómo se relacionan con los artículos

La ficha de cada artículo lleva su categoría, su familia y su subfamilia. Clasificar bien los productos te sirve para agruparlos, filtrarlos y encontrarlos en los listados, en el TPV y en tu tienda online si la tienes.

Además, la categoría o familia actúa como plantilla de algunos ajustes de sus productos. Cuando defines en ella opciones como si el producto es inventariable, si lleva control de números de serie o de lotes, o si se publica en la web, esos ajustes se aplican a los artículos que cuelgan de ella. Así no tienes que configurarlos artículo por artículo.

El árbol de la firma

Una vez elegida la firma, la pantalla se organiza en dos pestañas:

Árbol de Categorías/Familias/Subfamilias

Muestra la clasificación completa de esa firma en forma de árbol. Cada elemento tiene un botón Editar para abrir su ficha, y puedes arrastrarlo para cambiar su orden o moverlo bajo otra categoría o familia (el árbol admite hasta tres niveles). Si trabajas con TPV, cada elemento incluye además un interruptor Mostrar en TPV.

Crear o editar Categoría

Es el formulario donde das de alta un elemento nuevo o modificas uno existente. Para editar uno que ya existe, pulsa su botón Editar en el árbol.

Crear o editar una categoría, familia o subfamilia

Para crear un elemento nuevo, rellena el formulario de la pestaña Crear o editar Categoría y guárdalo con el botón de la barra superior. Para modificar uno existente, ábrelo con su botón Editar en el árbol. Estos son los datos principales:

Firma Obligatorio

La firma representada a la que pertenece la clasificación. Al crear se toma la firma seleccionada; al editar un elemento ya existente queda fijada y no se cambia.

Categoría padre

De quién cuelga el elemento y, con ello, su nivel. Déjalo en blanco para crear una categoría; elige una categoría para crear una familia dentro de ella; o elige una familia para crear una subfamilia.

Familia Obligatorio

El nombre del elemento, tal y como quieres que aparezca en el árbol y al clasificar los artículos.

Subtítulo y descripciones

Textos opcionales (subtítulo, descripción 1 y descripción 2) para ampliar la información, útiles sobre todo si publicas la clasificación en la web.

Comisión

Porcentaje de comisión por defecto asociado a esta categoría o familia. Es opcional.

Inventario

Marca esta opción si los productos de esta categoría o familia son inventariables (se controla su stock).

Con la firma y el nombre ya es suficiente para guardar; el resto de datos los completas cuando quieras.

Ordenar y mover elementos

Desde la pestaña del árbol puedes reorganizar la clasificación arrastrando los elementos: cambias su orden dentro del mismo nivel o los mueves bajo otra categoría o familia. Al soltar, el cambio se guarda solo. Recuerda que el árbol permite un máximo de tres niveles (categoría, familia y subfamilia).

Eliminar

Para borrar un elemento concreto, ábrelo con Editar y usa la opción de borrar de su ficha. Antes de eliminar, ten presentes estas protecciones:

Si necesitas hacer limpieza de muchos elementos a la vez, el menú de acciones ofrece la opción de Borrado masivo. Se abre una ventana en la que eliges una firma y confirmas con tu contraseña de acceso. El proceso recorre la firma de dentro hacia fuera (primero subfamilias, luego familias y por último categorías) y elimina todos los elementos que se puedan borrar, es decir, los que no tengan productos vinculados ni se usen en condiciones comerciales; los que sí los tengan se conservan y se te informa de ellos.