Inicio y accesos rápidos
Planificador de rutas
Qué es el planificador de rutas
El planificador de rutas es una pantalla con mapa pensada para organizar tus visitas comerciales. Defines una zona sobre el mapa, aplicas los filtros que quieras (por firma, actividad, etiquetas…) y AgentesCloud te muestra en ella los clientes que te interesan, pintados con un código de colores según el tiempo que llevan sin comprarte o sin recibir tu visita. A partir de ahí puedes ir añadiendo clientes a la ruta del día, ordenar las paradas por cercanía, abrir la ruta directamente en Google Maps para el navegador del coche y guardarla para reutilizarla.
En resumen: te ayuda a decidir a quién visitar y en qué orden, aprovechando cada salida y sin dejar clientes olvidados.
Cómo llegar
Cómo llegarBarra superiorPlanificador de rutas
En la barra superior de la aplicación, entre los accesos rápidos, encontrarás el icono de chincheta de mapa con el texto Planificador de rutas. Al pulsarlo se abre la pantalla del planificador.
Antes de empezar: qué necesitas tener listo
El planificador dibuja a cada cliente en el mapa a partir de su ubicación (sus coordenadas de latitud y longitud). Por eso, para que un cliente aparezca en la búsqueda:
- Tiene que estar situado en el mapa. Cuando la dirección, la población y la provincia de la ficha del cliente son correctas, el sistema calcula sus coordenadas automáticamente en segundo plano (por ejemplo, al importar tu cartera); tras una importación, ten en cuenta que las coordenadas pueden tardar unos minutos en aparecer (normalmente entre 5 y 10), así que es normal que los clientes recién importados no salgan en el mapa de inmediato. También puedes revisarlas o ajustarlas a mano en la ficha del cliente, en Ficheros > Clientes.
- Tiene que estar vigente. Los clientes descatalogados no aparecen en el mapa.
Un cliente sin coordenadas no se puede pintar en el mapa, así que no saldrá en los resultados aunque encaje con la zona y los filtros. Si echas en falta a alguien, lo primero que conviene revisar es que su dirección esté bien cumplimentada en su ficha.
Si un cliente tiene direcciones de entrega propias (delegaciones, almacenes…) con su ubicación, esas direcciones también aparecen en el mapa como puntos aparte, además de la sede.
Cómo se organiza la pantalla
La pantalla se divide en tres columnas:
- Filtros (izquierda): donde defines la zona y acotas qué clientes quieres ver. Puedes plegar este panel con la flecha de su cabecera para ganar espacio.
- Mapa (centro): muestra los clientes de la zona como chinchetas de colores.
- Clientes y Paradas de la ruta (derecha): arriba, la lista de clientes encontrados; debajo, las paradas que vas montando para la ruta.
Buscar clientes en una zona
Elige el tipo de zona
En el desplegable Zona tienes dos formas de acotar el terreno:
- Radio (km): un círculo alrededor de un punto central. Es la opción más cómoda para el día a día. Al abrir el planificador, el centro se sitúa en tu ubicación (si tu navegador te pide permiso para acceder a ella y lo aceptas); si no, parte de un punto por defecto. Puedes escribir la latitud y la longitud del centro a mano y ajustar el radio con el control deslizante (de 1 a 500 km).
- Rectángulo: acotas un área escribiendo sus límites (latitud y longitud mínimas y máximas) en los campos correspondientes. Es útil cuando quieres ceñirte a una zona concreta que no es un círculo.
Aplica los filtros que necesites
Todos los filtros son opcionales; sirven para quedarte solo con los clientes que te interesan de esa zona:
- Texto: busca por nombre, NIF o población.
- Filtros de cliente: por grupo de compra, actividad, clasificación, firmas representadas y etiquetas. En estos puedes marcar varios valores a la vez manteniendo pulsada la tecla Ctrl mientras haces clic.
Pulsa Buscar
Con la zona y los filtros definidos, pulsa Buscar. Los clientes que cumplen las condiciones aparecen como chinchetas en el mapa y, a la derecha, como una lista con el total encontrado.
Entender los colores del mapa
Cada chincheta se pinta de un color para que veas de un vistazo qué clientes necesitan tu atención. Con el desplegable Colorear por eliges el criterio:
- Meses sin compra: cuánto hace desde su último pedido.
- Meses desde visita: cuánto hace desde la última visita de ruta que registraste.
Con el control deslizante de umbral marcas a partir de cuántos meses un cliente pasa a estar «en rojo», es decir, cuándo consideras que lleva demasiado tiempo sin comprarte o sin recibir visita. La leyenda que aparece sobre el mapa se ajusta a ese umbral. Los colores van de menos a más urgencia:
- Verde: reciente, al día.
- Amarillo y naranja: empieza a acumular tiempo.
- Rojo: supera tu umbral; conviene visitarlo.
- Gris: sin datos (nunca te ha comprado, o nunca le has registrado una visita, según el criterio elegido).
Los «meses desde visita» se calculan a partir de las visitas de ruta que vas registrando en el propio planificador. Si acabas de empezar a usarlo, es normal que casi todos los clientes aparezcan en gris con ese criterio hasta que registres tus primeras visitas.
Montar y optimizar la ruta
Añade clientes a la ruta
En la lista de clientes de la derecha, cada uno tiene un botón + (verde) para añadirlo como parada. Si pulsas sobre la ficha del cliente (no sobre el +), el mapa se centra en su chincheta para situarlo. Las paradas que vas añadiendo se apilan en el bloque Paradas de la ruta.
Ordena las paradas
Puedes arrastrar las paradas en la lista para colocarlas en el orden que quieras. Y si prefieres que el sistema lo haga por ti, pulsa Optimizar orden: reordena las paradas buscando el recorrido más corto entre ellas, tomando como punto de salida el centro de tu zona.
Llévala al navegador
Con la ruta montada, el botón Google Maps abre el recorrido con todas las paradas en orden, listo para usar el navegador del móvil o del coche.
Google Maps admite un máximo de 25 paradas por ruta. Si tu ruta tiene más, se abrirán solo las 25 primeras. Para jornadas largas, divide el recorrido en varias rutas.
Guardar zonas y rutas para reutilizarlas
Para no repetir el mismo trabajo cada día, el planificador te deja guardar tanto zonas como rutas:
- Mis zonas: guarda una zona (con su centro y su radio, o sus límites) con un nombre y vuelve a cargarla cuando quieras desde el desplegable, con el botón Mostrar zona. Ideal para tus áreas habituales de trabajo.
- Mis rutas: guarda la ruta que has montado con un nombre y, opcionalmente, una fecha prevista. Después la recuperas desde el desplegable con Cargar ruta y retomas el trabajo donde lo dejaste.
Tanto las zonas como las rutas que guardas son tuyas: solo tú las ves y las puedes cargar.
Registrar la visita y consultar la ficha del cliente
Cuando un cliente está en tu lista de Paradas de la ruta, cada parada tiene un botón Actividades que abre una ventana con todo lo que necesitas para preparar y cerrar la visita, sin salir del mapa:
- Promociones vigentes de las firmas con las que trabaja ese cliente.
- Actividades registradas (anotaciones, tareas, visitas), que puedes filtrar por mes, año y tipo.
- Reclamaciones abiertas o históricas del cliente.
- Registrar visita de ruta: deja constancia de la visita con un título, observaciones y fecha y hora. Además puedes fijar una fecha de seguimiento y el sistema te crea automáticamente una tarea pendiente para no perderle la pista.
Para poder registrar una visita, primero tienes que guardar la ruta. La visita queda vinculada a esa ruta guardada, así que si aún no la has guardado, hazlo antes de registrar visitas.
Cada visita que registras alimenta el criterio «meses desde visita» del código de colores, de modo que tu mapa refleja el trabajo que vas haciendo sobre el terreno.
A tener en cuenta
- Necesitas permiso de acceso al planificador de rutas. Si no lo ves en la barra superior, coméntalo con la persona que administra tu cuenta.
- Si trabajas como comercial o subagente, en el mapa verás tus propios clientes, no los del resto del equipo.
- El «tiempo sin compra» se calcula sobre tus pedidos: cualquier pedido cuenta como compra, con independencia de si ya está facturado o no.