Ficheros

Artículos

La pantalla de Artículos es el catálogo de productos con el que trabajas: aquí guardas cada producto que vendes, con su código, su descripción, su precio y toda la información que luego se usa al preparar presupuestos, pedidos y facturas. Cada artículo pertenece siempre a una de tus firmas representadas, así que este catálogo es, en la práctica, la unión de los catálogos de todas las firmas que representas.

Cómo llegarFicherosArtículos

Cada artículo pertenece a una firma

Un artículo no existe «por libre»: siempre está ligado a la firma que lo fabrica o distribuye. Por eso, al dar de alta un producto, la firma es un dato obligatorio. Esto tiene dos consecuencias prácticas que conviene tener claras:

El código del artículo tiene que ser único dentro de cada firma. Dos firmas distintas pueden usar el mismo código para productos diferentes sin ningún problema; lo que no se permite es repetir código dentro de la misma firma.
Si representas el mismo producto para dos firmas distintas, lo darás de alta una vez en cada firma. Serán dos artículos independientes, cada uno con su precio y sus condiciones.

El listado de artículos

Al entrar verás la lista de tus productos. De forma normal se muestran solo los artículos vigentes (los que están a la venta); los descatalogados quedan ocultos salvo que los busques expresamente. Cada fila muestra el código, la descripción, la firma, la categoría (con su familia y subfamilia), el precio de tarifa, el código EAN, el embalaje y la foto. Haciendo clic en el código de cualquier fila abres su ficha para editarlo.

A la derecha del listado tienes el panel Firmas con artículos: al pulsar sobre una firma, la lista se filtra al instante para mostrar solo los productos de esa firma.

Buscar y filtrar

En la parte superior tienes un buscador rápido que localiza productos por su código, descripción, código EAN, referencias o etiqueta. Si necesitas afinar, el panel de filtros te permite acotar la lista por código, firma, si el artículo está vigente, si se publica en la web o si es de inventario. Puedes ordenar el listado por descripción o por código, de la A a la Z o al revés.

Consejo: los productos descatalogados no aparecen por defecto. Para encontrar uno, usa el filtro y selecciona Vigente = No.

Cargar el catálogo desde Excel

Cuando tienes muchos productos, la forma más rápida de trabajar con el catálogo es a través de Excel, sin tener que crear los artículos uno a uno. Desde el menú de opciones (el icono ⋯ de la parte superior derecha) tienes varias herramientas:

Importar Excel: descarga la plantilla de carga, rellénala con tus productos y vuelve a subirla indicando a qué firma pertenecen. El sistema te muestra primero una vista previa con las primeras filas para que compruebes que las columnas encajan antes de confirmar. Al importar se crean también, si no existían, las firmas, marcas, categorías y familias que vengan en el archivo.
Actualizar productos: parte de la misma plantilla, pero no crea productos nuevos: solo actualiza los campos que rellenes de los artículos que ya existen. Es la opción ideal para, por ejemplo, subir una lista de precios nueva sin tocar el resto de datos.
Exportar Plantilla de Carga: descarga tus artículos actuales (por firma y categoría) en el mismo formato de la plantilla, en Excel o CSV. Muy útil para revisarlos, modificarlos en masa y volver a importarlos.
Descatalogar productos: a partir de un Excel con los códigos, marca esos artículos como no vigentes. No los borra: dejan de poder venderse pero conservan su historial.
Importar y Exportar precios especiales: para cargar o descargar de golpe los precios pactados con clientes concretos (ver más abajo la pestaña «Precios por cliente»).

Las opciones de importar, actualizar, exportar y descatalogar solo están disponibles para los perfiles de administración de la cuenta; los subagentes no las ven. Algunas de estas cargas se procesan en segundo plano: si es el caso, recibirás un aviso y podrás seguir trabajando mientras terminan.

El número de artículos que puedes tener depende de tu plan contratado. Si al importar o crear un producto has alcanzado el límite, el sistema te avisará y no lo cargará.

Alta y edición de un artículo

Para crear un producto nuevo pulsa + Nuevo; para modificar uno existente, haz clic sobre él en el listado. En ambos casos se abre la ficha del artículo, organizada en pestañas. Al crear uno nuevo solo verás las pestañas Artículo y Varios; el resto (tarifas, precios, stock, imágenes…) aparecen una vez que has guardado el producto por primera vez.

Pestaña «Artículo»: datos generales

Es la pestaña principal, donde se rellenan los datos que identifican y ponen precio al producto.

Código Obligatorio: La referencia del producto. Debe ser única dentro de la firma. Si escribes un código que ya existe para esa firma, el programa no dejará guardar y te avisará.
Descripción Obligatorio: El nombre del producto, el texto que lo identifica en listados, pedidos y facturas.
Firma Obligatorio: La firma representada a la que pertenece el producto. Determina de qué catálogo forma parte y no se puede dejar sin indicar.
Categoría Obligatorio: La categoría dentro del catálogo de esa firma. Opcionalmente puedes afinar más con Familia y Subfamilia, que dependen de la categoría elegida.
Precio de venta (Pvd): El precio estándar al que vendes el producto a tus clientes. Es el que se propone por defecto en los pedidos y el que aparece en el listado como «Precio Tarifa». Si manejas varias listas de precios, en la pestaña «Tarifas adicionales» puedes definir hasta 20 precios más.
IVA: El tipo de impuesto que se aplica al producto.
Marca: La marca comercial del producto (opcional). Las marcas se definen en la ficha de la firma.
Código EAN: El código de barras del producto. Si lo indicas, también podrás localizarlo por este código al hacer los pedidos.
Etiqueta: Una descripción corta del producto.
Margen y Pvp: El margen comercial y el precio de venta recomendado al público. Son datos informativos.
Referencias 1, 2 y 3: Referencias adicionales del producto, por ejemplo la que usa la competencia o un proveedor.
Garantía: El periodo de garantía del producto.
URL del producto y URL de la imagen: La dirección web de la página del producto en el fabricante y la de su imagen. Si indicas una URL de imagen, el programa puede mostrarla directamente.
Vigente: Marca si el producto está a la venta. Los artículos no vigentes están descatalogados y no se pueden usar en los pedidos.
Publicar en web: Aparece solo si tienes contratada la tienda online. Controla si el producto se muestra o no en la web.

Pestaña «Varios»

Reúne textos más largos y los avisos del producto:

Características y Observaciones: una descripción ampliada del producto y notas internas.
Avisos de pedidos: el texto que escribas aquí se te mostrará como recordatorio cada vez que incluyas este producto en un pedido. Útil para recordar detalles como cantidades mínimas o condiciones especiales.
Avisos de facturas: se muestra al registrar las facturas de las firmas para este producto.

Pestaña «Tarifas adicionales»

Además del precio estándar (Pvd), cada artículo admite hasta 20 tarifas adicionales, pensadas para cuando manejas varias listas de precios. Al crear el producto, las 20 tarifas arrancan con el mismo importe que el Pvd; aquí puedes cambiar las que necesites. Las tarifas cuyo precio se aparta del estándar se resaltan para que las localices de un vistazo, y un contador en el nombre de la pestaña te indica cuántas hay distintas.

Con el botón Poner en todas el precio estándar igualas de nuevo las 20 tarifas al Pvd de ese artículo. Si necesitas hacer lo mismo para muchos productos a la vez, en el menú ⋯ del listado tienes la opción Igualar tarifas al PVD (masivo), que lo aplica a toda una firma (o a una categoría concreta) y pide tu contraseña para confirmar, porque es una operación que no se puede deshacer.

Pestaña «Precios por cliente»

Aquí defines precios y descuentos específicos para clientes concretos. Para cada línea indicas el cliente, las unidades mínimas a partir de las cuales se aplica, el precio, hasta tres descuentos, la comisión y una observación. Cada línea se guarda o se borra de forma independiente.

El cliente es opcional: si lo dejas vacío, ese precio se aplica a todos los clientes que lleguen a la cantidad mínima indicada; si existe un precio para un cliente concreto, ese tiene prioridad sobre el general.

Los precios por cliente prevalecen sobre las condiciones comerciales y las promociones vigentes. Si necesitas cargar muchos de golpe, usa la opción Importar precios especiales del menú ⋯.

Pestaña «Stock»

Agrupa toda la información logística del producto, en tres bloques:

Propiedades de stock: cómo se comporta el producto en almacén. Aquí indicas si es bajo pedido, si lleva inventario, el stock mínimo y máximo, la caducidad, la merma, el embalaje de compra (las unidades mínimas de pedido que te propondrá el sistema), medidas y peso, y los estados posibles del artículo.
Existencias: el stock actual del producto en cada almacén, desglosado en unidades disponibles, reales, reservadas y entrando.
Movimientos de almacén: el histórico de entradas y salidas del producto.

Mientras haya un inventario en curso que afecte al producto, la ficha queda bloqueada para edición hasta que ese inventario se cierre.

Pestaña «Histórico de ventas»

Muestra la evolución de las ventas del producto: por año, por cliente y según prefieras mirarlo desde las facturas, los pedidos o los presupuestos. Incluye el detalle de ventas y la lista de clientes que lo han comprado, con su peso sobre el total. Es una forma rápida de ver qué productos se mueven y quién los compra.

Otras pestañas de la ficha

Según el producto y los módulos que tengas contratados, la ficha puede mostrar además:

Similares: los productos relacionados (similares o complementarios) que quieras asociar a este artículo.
Variantes: permite generar automáticamente las combinaciones de un producto (por ejemplo, tallas y colores) a partir de sus propiedades. Cada variante se crea como un artículo con el mismo código del padre más un sufijo, copiando su precio y sus datos, y ajustando el precio según el impacto definido en cada propiedad o valor.
Imágenes: las fotografías del producto. También puedes adjuntar documentos (fichas técnicas, etc.) con el botón del clip de la cabecera.
E-commerce: aparece si tienes tienda online, y reúne los datos para la web (dirección amigable, metatítulo, descripción y palabras clave).

Consejo: la pestaña Variantes solo aparece en los productos «padre» que tengan propiedades definidas en su categoría, familia o subfamilia. Si no la ves, es que ese producto todavía no tiene propiedades asociadas.

Descatalogar y borrar artículos

Cuando dejas de vender un producto, lo recomendable no es borrarlo, sino descatalogarlo: desmarca la casilla Vigente en su ficha (o usa la opción de descatalogar en masa del menú ⋯). El producto deja de aparecer en los listados y ya no se puede usar en pedidos nuevos, pero conserva todo su historial de ventas.

Si de verdad necesitas eliminar un artículo por completo, el programa comprueba antes que no esté siendo utilizado en presupuestos, pedidos, facturas u otros documentos. Si está en uso, no lo borra, para no dejar documentos incompletos; si no lo está, lo elimina junto con sus datos asociados (propiedades, imágenes y relaciones).