Presupuestos

El presupuesto es la oferta que preparas para un cliente con los productos de una de tus firmas: los artículos, sus precios, los descuentos y las condiciones de entrega. Es el primer documento del ciclo de venta y el punto de partida de casi todo lo que viene después: cuando el cliente lo acepta, ese mismo presupuesto se convierte en un pedido con un solo clic, y de ahí sigue su camino hasta la factura de la firma y la liquidación de tus comisiones. También puedes enviárselo al cliente por correo, imprimirlo en PDF o, si te encaja, facturarlo directamente.

Cómo llegarGestión comercialPresupuestos

El listado de presupuestos

Al entrar verás la lista de tus presupuestos, del más reciente al más antiguo. Cada fila muestra el número de presupuesto (con la referencia y el número de pedido del cliente debajo, si los indicaste), la fecha, la firma, el cliente, el comercial, la base imponible, el total y el estado. La última columna te indica de un vistazo si el presupuesto ya se ha enviado por correo al cliente.

Si trabajas con subagentes, ten en cuenta que un comercial solo ve en el listado sus propios presupuestos; el titular de la cuenta los ve todos.

Buscar y filtrar

El buscador de la parte superior localiza presupuestos por su número. Para acotar la lista, el panel de filtros te permite combinar varios criterios:

• Firma y cliente: para ver solo los presupuestos de una firma o de un cliente concretos.
• Comercial (subagente): para revisar los presupuestos de un comercial de tu equipo.
• Estado: pendientes, aceptados, facturados o rechazados.
• Fecha: un rango de fechas entre dos días.

Puedes ordenar la lista por número o por fecha, en orden ascendente o descendente.

La pestaña «Analítica»

Junto al listado tienes una pestaña Analítica con dos herramientas de seguimiento. La primera resume los presupuestos pendientes de aceptar agrupados por comercial, indicando cuántos hay y por qué importe. La segunda calcula tu ratio de conversión: qué porcentaje de tus presupuestos acaban transformándose en pedidos (o en facturas), para el periodo, comercial, firma y cliente que elijas. Es una buena forma de ver cuántas de tus ofertas se cierran de verdad.

Los estados de un presupuesto

El estado te dice en qué punto del proceso está cada presupuesto. En el listado se muestra como una etiqueta de color:

Pendiente

Recién creado y todavía sin respuesta del cliente. Es el único estado en el que puedes modificarlo: añadir o quitar líneas, cambiar datos, guardar o eliminarlo.

Aceptado

El cliente lo ha aceptado y se ha generado un pedido a partir de él. En las notas internas queda anotado el número del pedido que se creó.

Facturado

El presupuesto se ha convertido directamente en una factura comercial. Queda anotado el número de factura generada.

Rechazado

El cliente no ha aceptado la oferta. Se guarda el motivo del rechazo en las notas internas.

Crear un presupuesto

Para preparar una oferta nueva pulsa + Nuevo; para retomar una existente, haz clic sobre ella en el listado. En ambos casos se abre la ficha del presupuesto con su cabecera y, más abajo, las líneas de artículos.

El orden natural para rellenar la cabecera es: primero eliges la fecha, luego la firma y, por último, el cliente. Al indicar la firma y el cliente, el programa propone automáticamente su forma de pago y su agencia de transporte habituales, y aplica el descuento global que tengas pactado en la relación de ese cliente con esa firma.

Fecha Obligatorio

La fecha del presupuesto.

Firma Obligatorio

La firma cuyos productos vas a ofertar. Determina el catálogo de artículos disponible en las líneas.

Cliente Obligatorio

El cliente al que va dirigida la oferta. Empieza a escribir su nombre y el buscador te lo propone. Si aún no existe, puedes crearlo desde el icono de la ficha del cliente.

Dirección de entrega

Dónde se serviría la mercancía. Se elige entre las direcciones que tenga guardadas ese cliente.

Forma de pago

La forma de pago de la oferta. Se propone la habitual del cliente con esa firma, pero puedes cambiarla.

Subagente

El comercial responsable del presupuesto. Por defecto es quien lo está creando.

Su pedido y Referencia

El número de pedido o la referencia que use el cliente por su parte, para que los reconozca en el documento.

Agencia y Portes

La agencia de transporte y el texto de portes (pagados o debidos). Si el importe supera el mínimo de pedido de la firma, se proponen los de la firma.

Observaciones

Notas que sí se imprimen en el presupuesto que ve el cliente.

Incidencias

Notas internas para tu control. No se imprimen ni las ve el cliente.

En cuanto guardas la cabecera, el presupuesto recibe su número y se despliega la zona de líneas para que vayas añadiendo los artículos. A partir de ese momento verás también, si las hay, las notas y avisos de la firma y del cliente, junto con un pequeño resumen de su histórico de compras.

Añadir las líneas de artículos

Con el presupuesto en estado Pendiente, en la parte inferior tienes la tabla de líneas. Para incorporar un artículo, puedes filtrar antes por familia y luego escribir la descripción o el código del artículo: el buscador te propone los productos de la firma. Al elegirlo, se rellenan solos su precio, sus descuentos, el impuesto y la comisión según las condiciones comerciales y las promociones vigentes de ese cliente. Solo tienes que indicar las unidades.

Estos son los datos de cada línea:

Artículo

El producto de la firma. Se busca por familia y por descripción o código.

Unidades

La cantidad ofertada. Si pones una «X» delante del número, se multiplica por las unidades del embalaje del artículo; también puedes anteponer «B» (bases) o «P» (palés) para multiplicar por esas otras unidades de agrupación.

Precio

El precio unitario. Se propone el de la tarifa aplicable, pero lo puedes ajustar.

Descuentos 1, 2 y 3

Hasta tres descuentos porcentuales encadenados sobre esa línea.

Importe

El total de la línea, que el programa calcula solo a partir de las unidades, el precio y los descuentos.

Cada vez que añades, cambias o borras una línea, el programa recalcula automáticamente los totales del presupuesto (bases, impuestos y total). El botón de promociones te muestra las que hay disponibles para ese cliente y firma, y un aviso te indica cuánto falta para alcanzar el importe de envío gratis.

Cargar las líneas desde Excel

Si ya tienes la oferta preparada en una hoja de cálculo, no hace falta teclearla línea a línea. Con el presupuesto abierto, en el menú de opciones (el icono ⋯ de la parte superior derecha) tienes Importar presupuesto Excel. Descarga la plantilla, rellénala y vuelve a subirla. El sistema espera el código del artículo o su EAN en la columna A, las unidades en la B y, opcionalmente, los descuentos 1, 2 y 3 en las columnas C, D y E; el resto se ignora.

• Los descuentos que indiques en el Excel prevalecen sobre los de las condiciones comerciales o promociones.
• Un código que no exista o que sea de otra firma se ignora, sin detener la importación.
• La casilla Ajustar al packing de compras redondea las unidades al múltiplo de embalaje del artículo.

Aplicar un descuento a todas las líneas

Desde el mismo menú ⋯, la opción Descuento especial te permite aplicar de golpe un descuento (el 1, el 2 o el 3) a todas las líneas del presupuesto, sin tener que ir una por una. Útil cuando quieres hacer una rebaja general sobre la oferta completa.

Convertir el presupuesto en pedido o factura

Aquí está el verdadero valor del presupuesto: cuando el cliente da el visto bueno, no tienes que volver a teclear nada. Desde el menú ⋯, con el presupuesto abierto, tienes las opciones de conversión.

Convertir en pedido

La opción Convertir a pedido es el paso habitual cuando el cliente acepta la oferta. El programa genera un pedido nuevo con la misma firma, cliente, artículos, unidades, precios y descuentos del presupuesto, y marca este como Aceptado, dejando anotado el número del pedido creado. El presupuesto se conserva tal cual, como registro de la oferta que dio origen al pedido; a partir de ahí el pedido sigue su curso normal hacia la factura de la firma.

Convertir en factura comercial

Si prefieres saltarte el pedido y facturar directamente, Convertir a factura comercial genera una factura comercial (de las que emites tú mismo al cliente) con las líneas del presupuesto, y lo marca como Facturado. Esta opción está disponible tanto con el presupuesto pendiente como una vez aceptado.

Rechazar

Si el cliente no acepta la oferta, la opción Rechazar marca el presupuesto como Rechazado y te pide el motivo, que se guarda en las notas internas. Puedes marcar la casilla «Enviar mail de notificación al comercial» para que, además, se envíe un aviso por correo del rechazo; ese aviso lo reciben los administradores de tu cuenta. Se puede rechazar mientras el presupuesto esté pendiente o aceptado.

Desde el menú ⋯ del propio listado existe además un rechazo masivo para marcar como rechazados, de una vez, todos los presupuestos pendientes de un periodo (y, si quieres, de un comercial concreto). Por seguridad, esta acción pide tu contraseña antes de ejecutarse y solo está disponible para quien tenga permiso para eliminar.

Duplicar

La opción Duplicar presupuesto crea una oferta nueva a partir de la actual, pudiendo asignarla incluso a otro cliente. A diferencia de la conversión a pedido, al duplicar se recalculan los precios y descuentos con las condiciones comerciales y promociones vigentes en ese momento, por lo que el resultado puede no ser idéntico al original. El presupuesto duplicado muestra un enlace a aquel del que proviene.

Desconfirmar

Si aceptaste o facturaste un presupuesto por error, Desconfirmar lo devuelve al estado inicial Pendiente para que puedas volver a editarlo. El pedido o la factura que ya se hubieran generado no se ven afectados: si también quieres deshacerlos, tendrás que hacerlo desde su propia pantalla.

Enviar, imprimir y navegar

Enviar por correo

Con el botón Mail envías el presupuesto al cliente sin salir de la pantalla. Se abre una ventana donde indicas el destinatario (viene propuesto el correo del cliente), las copias, el asunto y el mensaje. Puedes elegir una plantilla de las que tengas definidas en Utilidades > Plantillas de documentos, el formato de impresión del documento y si lo adjuntas como PDF, CSV o Excel. Además de enviarlo en el momento, puedes programar el envío para una fecha y hora futuras. Cada envío queda registrado en el historial del cliente (CRM) y se refleja en la columna de correo del listado.

Imprimir

El botón de imprimir genera el presupuesto en PDF listo para descargar o entregar, en el formato de documento que elijas.