Ficheros

Firmas representadas

Firmas representadas es el fichero donde das de alta y mantienes las empresas a las que representas como agente. Cada firma guarda aquí sus datos fiscales, su logotipo, sus datos bancarios, el porcentaje de comisión que te aplica y sus condiciones de trabajo. Es una de las primeras cosas que conviene tener bien cumplimentada, porque de estos datos dependen los pedidos, las facturas de la firma y, muy especialmente, tus facturas de comisiones.

Una firma representada es la empresa cuyos productos vendes a tus clientes. Puedes representar a tantas firmas como te permita tu plan, y un mismo cliente puede comprar productos de varias firmas distintas. Los datos que registres aquí se reutilizan en presupuestos, pedidos, facturas de firmas y facturas de comisiones, así que merece la pena rellenarlos con cuidado.

Cómo llegar

Encontrarás el fichero de firmas dentro del menú Ficheros.

Cómo llegar Ficheros Firmas representadas

El listado de firmas

Al entrar verás la relación de tus firmas ordenada por razón social, con su teléfono y su logotipo. Pulsando sobre la razón social de cualquiera de ellas abres su ficha para consultarla o modificarla. En el lateral se muestran, además, dos gráficos de apoyo con tus ventas de los últimos doce meses y del histórico.

Buscar: El buscador localiza firmas por razón social, nombre comercial, CIF, dirección, provincia, población, correo electrónico o cuenta contable.
Filtros avanzados: Puedes acotar el listado por firmas vigentes o no vigentes, por si se publican en la tienda online, por espacio fiscal o por régimen de IVA.
Ordenar: Ordena por razón social de la A a la Z o de la Z a la A.

De forma predeterminada el listado muestra solo las firmas vigentes. Las que has marcado como no vigentes aparecen con un candado rojo y solo se ven cuando filtras expresamente por ellas. A una firma no vigente no se le pueden hacer pedidos.

Importar y vincular firmas desde Excel

Junto al título del listado tienes el menú de acciones (el botón de tres puntos ⋯), que reúne las operaciones masivas con Excel. Este menú está disponible para los perfiles de administración; el perfil Comercial no lo ve.

Importar Excel: Da de alta o actualiza firmas en bloque a partir de una plantilla de Excel que puedes descargar desde la propia ventana. Rellena una fila por firma (razón social, nombre comercial, CIF, dirección, contacto, agencia y datos bancarios) y súbela. Las filas sin razón social se ignoran. Si una razón social ya existe, la firma se actualiza en lugar de duplicarse: reimportar equivale a actualizar.
Borrar importación: Deshace una importación concreta si detectas que los datos no se cargaron bien. Se elige la importación por su fecha y se confirma con tu contraseña de acceso. Solo se borran las firmas que no tengan artículos y que no estén siendo usadas en presupuestos, pedidos o facturas.
Vincular firmas y clientes: Registra, también por Excel, el código con el que cada firma identifica a cada uno de tus clientes. Solo se vinculan las casillas en las que hayas indicado un código; las que dejes en blanco no crean vínculo.

Dar de alta o editar una firma

Para crear una firma nueva usa el botón de alta del listado; para modificar una existente, entra en su ficha pulsando sobre su razón social. La ficha se organiza en pestañas: al crear una firma nueva solo están disponibles las dos primeras (Firma y Facturación) y el resto se activa una vez guardada.

El número de firmas que puedes tener depende de tu plan contratado. Si intentas superar ese límite, la aplicación te avisa y no guarda la nueva firma.

Pestaña «Firma»: datos de la empresa

Recoge los datos identificativos y de contacto de la firma. Razón Social y CIF son obligatorios; el resto es opcional, aunque conviene completarlos.

Razón Social Obligatorio: El nombre fiscal de la firma. Si es una empresa española, escríbelo exactamente como esté registrado en la Agencia Tributaria (AEAT).
Nombre Comercial: El nombre por el que se conoce a la firma en el día a día. Si lo dejas vacío al importar, se usa la razón social.
CIF Obligatorio: El identificador fiscal. Escríbelo sin guiones ni puntos. No puede repetirse en dos firmas distintas.
Dirección, País, Provincia, Población y Código Postal: La dirección fiscal de la firma. El país es España por defecto.
Teléfono, Fax, Móvil, E-mail y Web: Los datos de contacto de la firma.
E-mail Pedidos: La dirección a la que se enviarán los pedidos que hagas a esta firma.
Aviso Pedidos y Aviso Facturas: Notas que se te mostrarán como recordatorio cada vez que hagas un pedido o registres una factura de esta firma.
Vigente: Indica si la firma está activa. A las firmas no vigentes no se les pueden hacer pedidos.

La Razón Social debe coincidir con la registrada en la AEAT: de lo contrario, no podrás emitir correctamente tus facturas de comisiones a esa firma. El CIF es obligatorio y debe ser válido para el país: si no lo es, no podrás emitir facturas de comisiones a esa firma hasta corregirlo.

Pestaña «Facturación»: comisión, portes, fiscalidad y banco

Reúne todo lo relacionado con el cobro y la operativa comercial de la firma. Aquí se define, entre otras cosas, la comisión que te aplica y los datos bancarios que aparecerán en tus facturas de comisiones.

% Comisión: La comisión por defecto que se aplicará a esta firma cuando no haya unas condiciones comerciales más concretas definidas. Este campo solo lo ven los perfiles de administración, no el perfil Comercial.
Plazo de Entrega y Agencia: El plazo de entrega habitual de la firma y su agencia de transporte por defecto (en cada pedido puedes indicar otra).
Portes sin cargo, Gastos de envío y Texto gastos de envío: El importe mínimo de pedido para que los portes sean gratuitos, el importe de los portes cuando no se alcanza ese mínimo y el texto que se mostrará en el pedido y el presupuesto en ese caso.
Decimales para unidades y precios: Cuántos decimales usar al imprimir las unidades y los precios en pedidos y presupuestos de esta firma.
Espacio fiscal y Régimen de IVA: El territorio fiscal (península, Canarias, Ceuta o Melilla) y el régimen de IVA aplicable a la firma.
Cuenta contable: La cuenta contable asociada a la firma.
Banco, Dirección del banco, IBAN, BIC, Mandato y Fecha de mandato: Los datos bancarios de la firma y los del mandato SEPA. Son los que se utilizan en tus facturas de comisiones.
Oficina contable, Órgano gestor y Unidad tramitadora: Datos obligatorios solo si vas a emitir factura electrónica a la firma. Desde la propia pestaña tienes un enlace al directorio oficial para consultarlos.

Pestaña «Contactos»

Es la agenda de personas de contacto de la firma: comerciales, administración, atención al cliente, etc. Puedes ir añadiendo tantas fichas de contacto como necesites para tener a mano a quién dirigirte en cada caso.

Pestaña «Clientes»

Muestra los clientes que tienes vinculados a esa firma junto con las condiciones particulares de cada uno para ella: el código con el que la firma identifica al cliente, su forma de pago, su límite de riesgo, los portes, el descuento global y las observaciones. Es la manera de reflejar que un mismo cliente puede trabajar con condiciones distintas según la firma. Dispones también de un botón para descargar en Excel la relación de clientes de la firma.

Pestaña «Gráfico»

Ofrece una vista de la evolución de ventas de la firma con sus indicadores y gráficos. Puedes analizarla por año, comparándola con el ejercicio anterior o con el acumulado, filtrar por un cliente concreto y elegir si el cálculo se basa en los pedidos o en las facturas.

Pestaña «Logotipo»

Aquí subes la imagen del logotipo de la firma, que se utiliza en el listado y en la documentación asociada.

Pestaña «Credenciales API»

Para las firmas que trabajan con integración automática (por ejemplo, envío de pedidos o sincronización de datos), en esta pestaña se guardan las credenciales que te ha facilitado la firma: la URL del servicio, el identificador de comercio (MerchantID), la firma de validación (Signature) y tu código de agente frente a esa firma. El botón Comprobar conexión te permite verificar que los datos son correctos.

Según los módulos que tengas contratados, la ficha puede mostrar pestañas adicionales, como E-commerce (si trabajas con tienda online) o CRM. Si no las ves, es simplemente que esos módulos no están activos en tu cuenta.

Una firma no se puede borrar mientras tenga elementos asociados: artículos, marcas, catálogos, pedidos, facturas de firma o facturas de comisiones. Si intentas eliminarla, la aplicación te avisará. Cuando sí se puede borrar, se eliminan también sus contactos y sus vínculos con clientes.