Ficheros
Rutas
Una ruta es una etiqueta con la que agrupas a tus clientes por zona o por recorrido de visita (por ejemplo «Costa Norte», «Centro ciudad» o «Lunes – polígono industrial»). Es un fichero maestro más de tu cartera: aquí solo defines los nombres de tus rutas, y después asignas a cada cliente la ruta que le corresponde. A partir de ahí puedes filtrar y organizar tu cartera por rutas allá donde trabajas con tus clientes.
Cómo llegarFicherosRutas
No confundas esta pantalla con el Planificador de rutas de la barra superior. Son dos herramientas independientes: aquí clasificas tu cartera en rutas fijas (para filtrar y organizar clientes); el planificador es un mapa para preparar las visitas del día, y funciona por su cuenta sin apoyarse en estas rutas.
El listado de rutas
Al entrar verás la lista de las rutas que tienes creadas. De cada una se muestra su nombre y el número de clientes activos que tienes asignados a ella, para que veas de un vistazo cómo está repartida tu cartera. Si tienes muchas rutas, el buscador de la parte superior te ayuda a localizar una por su nombre, y puedes ordenar la lista alfabéticamente de la A a la Z o al revés.
Para crear una ruta nueva pulsa + Nuevo. Para modificar o consultar una existente, haz clic sobre ella en el listado.
Crear o editar una ruta
Dar de alta una ruta es muy sencillo, porque lo único que necesitas es ponerle nombre:
- Descripción Obligatorio
- El nombre de la ruta, tal y como quieres que aparezca en los listados y filtros. Admite hasta 50 caracteres. Usa un nombre que reconozcas de un vistazo (una zona, un día de visita, un recorrido…).
Al guardar, la ruta queda disponible para asignársela a tus clientes. Cuando abres una ruta ya creada, además del nombre aparece la herramienta para asignarle clientes que se explica a continuación.
Asignar clientes a una ruta
Tienes dos formas de decir qué clientes pertenecen a cada ruta; usa la que te resulte más cómoda:
Desde la ficha del cliente
En Ficheros > Clientes, dentro de la ficha de cada cliente tienes el campo Ruta, donde eliges a qué ruta pertenece. Es la forma natural de hacerlo cuando estás dando de alta o revisando un cliente concreto.
Desde la propia ruta
Cuando editas una ruta, justo debajo del nombre aparece el selector Clientes de esta ruta. Ahí puedes marcar de golpe todos los clientes que quieres incluir en la ruta, buscándolos por su razón social. Es lo más práctico cuando quieres montar o reorganizar una ruta entera de una vez.
Este selector se guarda solo, al instante, en cuanto añades o quitas un cliente: no hace falta pulsar ningún botón. Ten en cuenta que la selección que dejes es la definitiva para esa ruta, es decir, cualquier cliente que quites del selector deja de pertenecer a ella. En el selector solo aparecen los clientes vigentes.
Debajo del selector se muestra un mapa con los clientes que has asignado a la ruta y que tienen su ubicación calculada. Al pulsar sobre uno de ellos verás sus datos de contacto y podrás abrir su ficha directamente. Es una forma rápida de comprobar sobre el terreno que la ruta tiene sentido geográfico.
Para qué te sirve organizar tu cartera por rutas
Una vez que tienes a tus clientes repartidos en rutas, esa clasificación te acompaña por toda la aplicación. El uso más habitual es en Ficheros > Clientes: puedes filtrar el listado por ruta para trabajar solo con los clientes de una zona, y la ruta aparece también como una columna más de la lista. Así te resulta fácil preparar un envío, revisar una zona concreta o repartir el trabajo entre tu equipo.
Si usas la integración con Mailchimp, las rutas se sincronizan como un campo de tus contactos, de modo que también puedes segmentar tus campañas de correo por ruta.
Borrar una ruta
Puedes eliminar una ruta desde su pantalla de edición. Eso sí, para poder borrarla no debe tener ningún cliente asignado: es una protección para que ningún cliente se quede apuntado a una ruta que ya no existe.
Si al intentar borrar una ruta el programa te avisa de que tiene clientes asociados, primero reasígnalos: cámbiales la ruta desde sus fichas, o vacía el selector Clientes de esta ruta en la propia ruta. Cuando no le quede ningún cliente, ya podrás eliminarla.
Recuerda que el número de clientes que ves en el listado cuenta solo los vigentes. Si una ruta marca 0 clientes y aun así no te deja borrarla, es porque conserva algún cliente dado de baja que sigue asignado a ella (estos no se cuentan ni aparecen en el selector Clientes de esta ruta). Localízalo en Ficheros > Clientes y cámbiale la ruta desde su ficha; después podrás eliminarla.
A tener en cuenta
- El número de clientes que ves junto a cada ruta cuenta solo tus clientes vigentes.
- Según cómo esté configurada tu cuenta, es posible que necesites permiso para crear, editar o borrar rutas. Si no puedes realizar alguna de estas acciones, coméntalo con la persona que administra tu cuenta.