Gestión comercial

Facturas de comisiones

Facturas de comisiones es la pantalla donde emites y controlas las facturas que le pasas a cada firma para cobrar tus comisiones. Cuando registras las ventas de una firma (sus facturas), esas ventas generan una comisión a tu favor; la factura de comisiones es el documento con el que reclamas ese importe a la firma. Es tu propia facturación, con tu serie, tu numeración y tus impuestos, y el último eslabón del ciclo comercial: presupuesto, pedido, factura de la firma, liquidación y, finalmente, factura de comisiones.

No confundas esta pantalla con dos documentos parecidos. Las facturas de firmas son las que cada firma emite a tus clientes y que tú registras para controlar las ventas. Las facturas comerciales son ventas directas que haces tú a un cliente. En cambio, las facturas de comisiones las emites tú a la firma para cobrar lo que te corresponde por esas ventas.

Cómo llegar

Encontrarás la pantalla dentro del menú Gestión comercial.

Cómo llegar Gestión comercial Facturas de comisiones

El listado de facturas

Al entrar verás la relación de tus facturas de comisiones con su número, fecha, firma representada, base imponible, porcentaje de IVA e IRPF, total, fecha de cobro y forma de cobro. Debajo de cada número aparece también «su factura», la referencia que le da la firma. Pulsando sobre el número de cualquier factura abres su ficha para consultarla o trabajar con ella. En la parte superior tienes dos pestañas: Listado, con la relación de facturas, y Analítica, con gráficos de comparativa por años y por firma.

Justo encima del listado se muestra un aviso con el número de facturas no cobradas y su importe total pendiente. En cuanto indiques la fecha de cobro de una factura, deja de contar como pendiente.

Filtros rápidos por estado

Sobre la tabla hay una fila de botones que filtran las facturas por su situación. Es la forma más ágil de centrarte en lo que te interesa en cada momento.

Todas: Muestra todas las facturas, incluidas borradores y anuladas.
Cobradas: Solo las facturas emitidas que ya tienen una fecha de cobro.
No cobradas: Facturas emitidas que aún están pendientes de cobro (sin fecha de cobro y sin anular).
Solo emitidas: Facturas definitivas, dejando fuera los borradores y las anuladas.
Solo borradores: Facturas todavía en preparación, sin número definitivo ni efectos.
Solo anuladas: Facturas que se han anulado.

Buscar, filtrar y ordenar

Buscar: El buscador localiza facturas por número, por «su factura» (la referencia de la firma) o por la forma de cobro.
Filtros avanzados: Puedes acotar el listado por firma representada, por rango de fechas y por situación (solo emitidas o anuladas).
Ordenar: Ordena por número, por fecha de la factura o por fecha de cobro, en cualquiera de los dos sentidos.

Del borrador a la factura definitiva

Toda factura de comisiones nace como borrador. Un borrador todavía no tiene número definitivo ni efectos legales: sirve para revisarlo con calma y corregir lo que haga falta. Cuando compruebas que los datos son correctos, lo conviertes en factura definitiva con el botón Emitir. En ese momento se le asigna el número de la serie y ya no se podrá modificar.

Una vez emitida, no podrás cambiar ningún dato de la factura (firma, fecha, importes…). Por eso conviene revisar bien el borrador antes de emitir. Si algo estaba mal, tendrás que anular la factura o hacer un abono, no editarla.

Cómo se generan las facturas de comisiones

Hay tres maneras de crear estas facturas, y en todos los casos el documento se crea primero como borrador.

Desde la liquidación de comisiones: Es la vía habitual. Desde Gestión comercial › Liquidación de comisiones eliges una firma, un rango de fechas y una serie, seleccionas las facturas de esa firma que quieres liquidar y generas la factura. La aplicación calcula la base de la liquidación (la suma de las bases de esas facturas) y tu comisión, y crea automáticamente el borrador de la factura de comisiones. En la ficha del borrador verás el desglose de las facturas de la firma incluidas.
A mano: Puedes crear un borrador desde cero con el botón de alta del listado, indicando la firma, la fecha, la base imponible, el impuesto, el IRPF y el concepto. Es útil para comisiones puntuales que no salen de una liquidación.
Importando un Excel: Desde el menú de acciones (el botón ⋯) tienes Importar Facturas Xls, que da de alta facturas en bloque a partir de una plantilla que puedes descargar en la propia ventana. Puedes incluir facturas de varias firmas en la misma plantilla. Todas se crean como borrador para que las revises antes de emitirlas. Si algo no cargó bien, Borrar importación deshace esa importación concreta.

La importación desde Excel depende de tu plan contratado. Con el plan Profesional, ni la importación desde Excel ni el borrado de una importación están disponibles; la aplicación te avisa si intentas usarlos.

Serie y numeración

Cada factura de comisiones pertenece a una serie, que es la que marca su numeración. Al emitir el borrador, la aplicación toma el siguiente número disponible de esa serie de forma automática y correlativa. La serie la eliges en el propio borrador, y es esa la que se aplica al emitir. La numeración se gestiona con los contadores, de modo que si necesitas ajustar por dónde va una serie, lo haces desde Ajustes › Contadores.

Existen series específicas para facturas rectificativas, que son las que se usan al abonar una factura. No hace falta que las gestiones tú manualmente: la aplicación te las ofrece cuando la operación lo requiere.

Qué se comprueba al emitir

Antes de convertir un borrador en factura definitiva, la aplicación hace unas comprobaciones para evitar errores fiscales.

Identificación de la firma: Al emitir la factura, la aplicación comprueba con la Agencia Tributaria que el NIF/CIF y la razón social de la firma coinciden. Si no coinciden, tendrás que corregir la ficha de la firma antes de poder emitir.
Numeración correlativa: La fecha de la factura no puede ser anterior a la de la última factura ya emitida en esa misma serie, para que la numeración quede ordenada por fechas.
Límite de factura simplificada: Si una factura sale como simplificada, no puede superar los 3.000 € con impuestos. Para importes mayores, deberás identificar a la firma con su razón social y su NIF/CIF.

VeriFactu

Como estas facturas son tu propia facturación, están sujetas al sistema de facturación certificada VeriFactu de la Agencia Tributaria. Si tienes VeriFactu activado en tu empresa, al emitir una factura se registra y se prepara su envío a Hacienda de forma encadenada con las anteriores; si más adelante la anulas, también se comunica la anulación. En la cabecera de la factura verás un distintivo con el estado del envío, y al pulsar sobre él se abre el histórico de comunicaciones con Hacienda.

Esta es la razón por la que las facturas importadas o recién creadas se quedan en borrador: mientras no las emites no se envían a Hacienda, así tienes margen para revisarlas con tranquilidad.

Factura electrónica (Facturae)

Si una firma te exige factura electrónica —habitual cuando facturas a una administración pública—, desde el menú de acciones puedes generar el fichero Facturae firmado. La opción aparece una vez la factura está emitida y todavía no se ha enviado. Para poder firmarla necesitas tener subido tu certificado digital y cumplimentados el CIF, el IBAN y el BIC/SWIFT de tu empresa. En la ventana se indican la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora, y puedes elegir la versión del formato. Una vez generada, tendrás disponible el enlace para descargar el fichero.

Enviar e imprimir

Enviar por email: Desde la ficha de la factura, el botón Mail te permite enviarla en PDF a la firma. El destinatario se propone automáticamente con el correo de facturas de la firma, y puedes añadir copia, copia oculta, asunto, mensaje y un archivo adjunto.
Envío masivo a tu asesor: Desde el menú de acciones del listado puedes enviar de una vez varias facturas en un mismo PDF a tu asesor o gestor, acotando por firma, por rango de números o por fechas.
Imprimir o descargar en PDF: El botón de impresión genera la factura en PDF con los formatos que tengas configurados, para imprimirla o guardarla.

Cobro de la factura

El seguimiento del cobro se lleva desde la propia ficha de la factura con dos datos: la fecha de cobro y la forma de cobro. En cuanto rellenas la fecha de cobro, la factura pasa a considerarse cobrada y desaparece del recuento de pendientes del listado. En la forma de cobro puedes anotar, por ejemplo, la cuenta a la que te harán la transferencia. Combinando esto con los filtros «Cobradas» y «No cobradas» tienes una foto clara de lo que te queda por cobrar.

Abonar y anular

Cuando una factura ya emitida tiene un error o hay que revertirla, no se edita: se corrige con una de estas dos operaciones, ambas disponibles en el menú de acciones de la ficha.

Abonar: Genera una factura de abono: una nueva factura con importe negativo, en una serie rectificativa, que anula el efecto de la original. La factura de origen se conserva tal cual y las facturas de la firma que se habían liquidado quedan liberadas para poder volver a liquidarlas. No se puede abonar una factura que ya esté abonada, ni una que sea a su vez un abono.
Anular: Marca la factura como anulada. Para hacerlo debes indicar un motivo de anulación (de más de diez caracteres) y confirmar con tu contraseña de acceso. Al anularla, las facturas de la firma que estaban liquidadas con ella se liberan, y si tienes VeriFactu activo se comunica la anulación a Hacienda.

Solo se pueden borrar las facturas que aún son borradores. Una factura ya emitida no se borra: se anula o se abona, para dejar constancia según la normativa. Cuando eliminas un borrador, las facturas de la firma que estuvieran asociadas a él quedan de nuevo disponibles para liquidarse.