Configuración
Empresas
La pantalla de Empresas guarda los datos maestros de tu propia empresa: razón social, CIF, dirección, logotipo, datos bancarios, ajustes fiscales y configuración de correo. Son los datos que AgentesCloud utiliza en todos tus documentos —presupuestos, pedidos, facturas de firmas y facturas de comisiones— y en los correos que envías desde el programa. Por eso conviene tenerlos completos y correctos desde el primer día.
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Qué es esta pantalla y para qué sirve
Aquí configuras la ficha de tu empresa: la identidad con la que operas. Todo lo que rellenes en esta pantalla se refleja después de forma automática en el resto del programa. Por ejemplo, tu razón social y tu CIF aparecen en la cabecera de las facturas, tu logotipo se imprime en los documentos, y tu IBAN se muestra al pie de las facturas de comisiones para que las firmas sepan dónde pagarte.
Al entrar verás el listado con tu empresa. Haz clic sobre ella para abrir la ficha. Como administrador de la cuenta solo verás y podrás editar los datos de tu propia empresa.
Los datos fiscales básicos son obligatorios para operar. El programa no te dejará guardar la ficha si falta la razón social, el tipo de actividad, el código postal o la moneda. Además, aunque el CIF no sea estrictamente obligatorio para guardar, lo necesitas para poder facturar correctamente.
Cómo se organiza la ficha
La ficha está dividida en pestañas para que encuentres cada grupo de ajustes con facilidad:
- Empresa: los datos generales, fiscales, de contacto, el logotipo y los datos bancarios.
- Servidor de correo: la configuración del correo saliente para que los envíos salgan desde tu propia cuenta.
- Firma de los correos: el pie que se añade a cada correo que envías.
- Factura electrónica: la activación de VeriFactu y el certificado electrónico.
- Invita a un amigo: tu programa de recomendación.
Si tu cuenta tiene activada la gestión de FTP, verás también una pestaña Ftp para conectar con un servidor externo; es un ajuste avanzado que normalmente no necesitarás tocar.
Datos de la empresa
En la pestaña Empresa están los datos principales. Estos son los más relevantes:
- Razón Social Obligatorio
- El nombre fiscal de tu empresa. Es el que aparece en la cabecera de todos tus documentos.
- Nombre Comercial
- El nombre por el que te conocen tus clientes, si es distinto de la razón social.
- CIF
- Tu número de identificación fiscal. Imprescindible para emitir facturas y para la factura electrónica.
- Dirección, Provincia, Población, País y Código Postal Obligatorio
- Tu domicilio fiscal. El código postal es obligatorio para poder guardar; el país viene con España por defecto.
- Teléfono, Fax y Web
- Tus datos de contacto.
- Tipo de actividad Obligatorio
- Indica si eres profesional, autónomo o sociedad. Este dato es importante porque, entre otras cosas, determina la fecha en que te aplica la obligación de VeriFactu.
- Espacio fiscal
- El régimen fiscal de tu territorio: España peninsular (IVA), Canarias (IGIC) o Ceuta y Melilla (IPSI). Determina qué impuestos se aplican en tus documentos.
- Tipo de impuesto
- El tipo impositivo que aplica a tu empresa por defecto.
- Periodicidad de impuestos
- Cada cuánto liquidas tus impuestos: trimestral, mensual o exento.
- Moneda Obligatorio
- La moneda con la que trabajas. Viene el euro por defecto.
- Nº de decimales e IRPF
- Los decimales con los que se calculan los importes y tu porcentaje de retención de IRPF, si te aplica.
- Registro Mercantil y Licencia de Actividad
- Datos adicionales de tu actividad, por si necesitas que consten en la documentación.
Logotipo
En esta misma pestaña puedes subir el logotipo de tu empresa, que se imprimirá en tus documentos. Debe estar en formato JPG. Una vez subido, verás una vista previa en la propia ficha.
Datos bancarios
Aquí indicas la cuenta en la que quieres cobrar:
- IBAN
- Tu número de cuenta. Si lo rellenas, este dato aparece al pie de las facturas de comisiones, para que las firmas a las que representas sepan dónde ingresarte.
- BIC
- El código de tu banco. Se necesita, junto con el IBAN, para la factura electrónica.
- Sufijo de remesas
- El sufijo que usa tu banco para los cobros por remesa. Viene con un valor por defecto.
Correos de la empresa
En la ficha encontrarás varios campos de correo con finalidades distintas:
- Tu correo electrónico corporativo.
- EMail de Ventas
- Si indicas una cuenta aquí, todos los envíos de pedidos, presupuestos y similares saldrán desde esta dirección. Si lo dejas vacío, se enviarán desde la cuenta del usuario que esté trabajando en ese momento.
- EMail CCO
- Una cuenta que recibirá en copia oculta los presupuestos y pedidos que envíes. Es opcional.
Servidor de correo saliente
En la pestaña Servidor de correo puedes indicar las credenciales de tu propio servidor (SMTP) para que AgentesCloud envíe los correos apoyándose en tu cuenta. Es lo más recomendable: los mensajes llegan con tu dominio y con mejor entregabilidad.
Los datos habituales son el tipo de servidor (normalmente SMTP, con SSL o TLS), el servidor saliente, el puerto, tu usuario y contraseña, y el remitente con el que quieres que figuren los envíos. Para ahorrarte teclearlo, tienes botones con la configuración ya preparada de Gmail, Office 365, Yahoo e IONOS: pulsa «Usar estos datos» y solo tendrás que completar tu usuario y contraseña. Cuando termines, usa «Guardar cambios y probar conexión» para comprobar que todo funciona antes de empezar a enviar.
Como alternativa a la contraseña, puedes conectar tu cuenta de Google o de Microsoft con OAuth, sin necesidad de guardar una contraseña SMTP.
Si no configuras nada aquí, los correos se enviarán con el servidor de AgentesCloud, y esos envíos quedan anotados en Utilidades > Registro de envío de correos, donde puedes consultar qué se envió, a quién y si llegó correctamente. Ten en cuenta que, si configuras tu propio servidor saliente, los correos salen directamente desde tu cuenta y no quedan anotados en ese registro; para revisarlos tendrás que mirar la carpeta de enviados de tu proveedor de correo.
Consejo: si tu cuenta de Google o Microsoft tiene verificación en dos pasos, no podrás usar tu contraseña normal para SMTP. Deberás crear una contraseña de aplicación específica (los botones de cada proveedor incluyen el enlace con las instrucciones) o bien conectar la cuenta con OAuth.
Firma de los correos
En la pestaña Firma de los correos defines el pie que se añade al final de cada correo que envías desde el programa. Tienes dos opciones:
- Firma personalizada: si ya tienes una firma en formato HTML, puedes subir el archivo y se usará tal cual.
- Firma por defecto: si no subes ninguna, AgentesCloud compone una firma con los datos de tu empresa y tu logotipo. En este caso debes rellenar el Texto LOPD, la nota legal de protección de datos que aparecerá al pie.
Factura electrónica: certificado y VeriFactu
En la pestaña Factura electrónica gestionas todo lo relacionado con la facturación certificada ante la Agencia Tributaria.
Certificado electrónico
Para enviar tus facturas a la AEAT hace falta firmarlas digitalmente con un certificado electrónico vigente (el archivo .pfx de cualquier certificado electrónico reconocido; el de la FNMT es el más habitual). Puedes subir el tuyo indicando su contraseña; el programa comprueba que sea válido antes de aceptarlo y te muestra su fecha de caducidad y los días que le quedan.
Si prefieres no ocuparte de mantener tu certificado al día, puedes optar por usar el certificado de AgentesCloud, que está habilitado como Colaborador Social ante la AEAT para hacer los envíos en tu nombre. Para ello tendrás que firmar y subir un documento de autorización.
Para poder emitir facturas electrónicas necesitas tener completos el certificado, el CIF, el IBAN y el BIC. Si te falta alguno de estos datos, el envío no podrá realizarse. Y ten presente que si tu certificado caduca y no lo renuevas, dejarán de enviarse tus facturas.
Sistema VeriFactu
Desde esta pestaña también puedes activar el sistema VeriFactu. Al hacerlo, todas las facturas que emitas a partir de ese momento se reportan automáticamente a la Agencia Tributaria, cumpliendo con la normativa vigente. La fecha en que te obliga a activarlo depende de tu tipo de actividad.
Una vez activado VeriFactu, la aplicación no ofrece ninguna opción para desactivarlo. Por eso el programa te pide una confirmación explícita. Revisa antes que tu razón social, CIF, IBAN y BIC sean correctos.
Invita a un amigo
En la pestaña Invita a un amigo tienes tu enlace de recomendación personal. Compártelo con otro agente para que solicite la demo y, si finalmente contrata el producto, os regalamos una mensualidad a los dos. En esa misma pestaña puedes ver el listado de empresas que has invitado y si están todavía probando la demo o ya han contratado.
Quién puede acceder
La ficha de la empresa es una pantalla de configuración reservada al administrador de la cuenta. El resto de usuarios (comerciales, subagentes) no acceden a ella. Como administrador, solo puedes consultar y modificar los datos de tu propia empresa.