CRM
Buscar actividades y anotaciones
Cómo encontrar una actividad registrada
En AgentesCloud toda actividad que anotas —una llamada, una visita, una nota, una tarea— queda guardada con su fecha, su asunto, su tipo, el cliente o la firma con quien la tuviste y los comentarios que escribiste. Este apartado te explica cómo volver a localizar esas anotaciones cuando las necesitas.
No existe una pantalla única de «búsqueda de actividades»: según lo que estés buscando, tienes tres formas de dar con ella, y conviene saber cuál te viene mejor en cada caso.
Las actividades y su agenda forman parte del módulo CRM. Si tu plan no lo incluye, no verás ni la agenda ni la pestaña CRM en las fichas, y el buscador general tampoco rastreará actividades.
Las tres formas de buscar
1. Buscar por texto en la agenda
Cómo llegarBarra superiorIcono de calendario (Actividades)Buscar por asunto o descripción
Es la vía más directa cuando recuerdas algo de lo que escribiste pero no sabes en qué fecha fue. En lo alto de la agenda tienes una caja de búsqueda: escribe una palabra y pulsa la lupa. AgentesCloud busca ese texto en:
- Asunto
- El título que le pusiste a la actividad (por ejemplo, «Visita a supermercado Pérez»).
- Contacto
- El cliente, firma o contacto con quien quedó vinculada la actividad.
- Comentarios
- Lo que anotaste en las observaciones de la actividad.
No hace falta escribir el texto completo ni respetar mayúsculas: con una parte es suficiente. Los resultados salen ordenados de la actividad más reciente a la más antigua, e incluyen tanto las pendientes como las finalizadas. Pulsa sobre cualquiera para abrirla y ver o editar sus datos.
Esta búsqueda por texto recorre tus actividades y las que tus compañeros hayan marcado como públicas; las privadas de otros no aparecen.
2. Ver las actividades de un cliente o una firma
Cómo llegarFicherosClientes o FirmasAbrir la fichaPestaña CRM
Cuando lo que quieres es repasar todo el historial con un cliente o una firma concretos, entra en su ficha y abre la pestaña CRM. Ahí tienes el seguimiento completo de esa ficha en orden cronológico, con dos desplegables para acotarlo:
- Tipo
- Muestra solo un tipo de actividad (llamadas, visitas de ruta, notas…) o Todos los tipos.
- Estado
- Filtra por Pendiente, Finalizado o Cualquier estado.
Esta vista no tiene caja de texto: se acota con los desplegables. Encontrarás más detalle sobre el seguimiento por ficha en Actividades y seguimiento de clientes.
3. Usar el buscador general
Cómo llegarMenú lateral izquierdoBuscar
El buscador general de la aplicación —el de la caja con la lupa del menú lateral— también localiza actividades, junto con clientes, artículos, pedidos y facturas. Es útil cuando buscas de pasada y no quieres abrir la agenda. Busca por el mismo criterio (asunto, contacto y comentarios) y, en el bloque de resultados de Agenda, puedes acotar por estado y por tipo. Por defecto muestra las pendientes.
Tienes el funcionamiento completo del buscador general en el artículo Buscar.
Qué puedes buscar y con qué criterios
Tanto la agenda como el buscador general localizan una actividad por su texto: el asunto, el contacto asociado o los comentarios. Para afinar el resultado dispones además de dos criterios de filtrado —por tipo y por estado—, presentes en el buscador general, en el seguimiento de la pestaña CRM de las fichas y en el calendario de la agenda:
- Por tipo
- Para quedarte solo con una clase de actividad. Los tipos son: llamada, tarea, nota, reunión, mail, pedido, presupuesto, entrega de catálogo, reparto, recogida, oportunidad de venta, SAT y visita de ruta.
- Por estado
- Para separar lo que aún tienes que hacer de lo que ya está hecho (ver más abajo).
Distinguir las pendientes de las finalizadas
Cada actividad está marcada como Pendiente o Finalizada. Una actividad se da por finalizada cuando abres su ventana y pones su interruptor en Finalizada; hasta entonces cuenta como pendiente y suma en el número que aparece junto al icono de la agenda.
El filtro Estado es el que te permite separarlas al buscar:
- Pendiente: las que todavía tienes que atender. Es la opción de partida en el buscador general y en la agenda.
- Finalizado: las que ya diste por hechas.
- Cualquier estado: unas y otras juntas.
Consejo: si buscas una actividad antigua y no aparece, revisa que el filtro de estado no esté limitado a «Pendiente». Al estar ya finalizada, cambia a Cualquier estado o a Finalizado para que salga.
Sacar un listado de actividades con filtros
Cuando necesitas algo más que localizar una anotación suelta —por ejemplo, repasar todo lo que hiciste con un cliente en un periodo, o todas las visitas de ruta de un mes—, usa el botón Informe que hay sobre la agenda y también en la pestaña CRM de las fichas.
El informe te deja combinar varios criterios a la vez y descargar el resultado en un archivo CSV, listo para abrir en Excel:
- Público / Privado: todas, solo las públicas o solo las privadas.
- Pendientes / Finalizadas: todas, solo las pendientes o solo las finalizadas.
- Periodo: un rango de fechas.
- Agenda: la tuya, la de un compañero o todas.
- Tipo de actividad.
- Contacto con quien la tuviste.
- Asunto.
Es la forma más completa de «buscar» en el histórico de actividades cuando te interesa una lista, y no una anotación concreta.
En todas estas búsquedas ves las actividades a las que tienes acceso. Si trabajas como comercial o subagente, el buscador general te muestra tus propias actividades; el administrador de la cuenta puede consultar también las del resto del equipo.