Gestión comercial

Pedidos

Un pedido recoge lo que un cliente te encarga de una de las firmas que representas: la firma, el cliente, la dirección de entrega y las líneas de artículos con sus unidades, precios y descuentos. Es la pieza central de tu día a día comercial y el paso previo a la factura.

En el ciclo de venta, el pedido ocupa el lugar intermedio: normalmente nace de un presupuesto (o se crea directamente) y termina convertido en una factura de la firma al cliente, sobre la que después se calculan tus comisiones. No todos los pasos son obligatorios: puedes crear un pedido sin presupuesto previo y facturarlo cuando quieras.

Cómo llegar Gestión comercial Pedidos

De dónde salen los pedidos

Todos los pedidos, vengan de donde vengan, se gestionan desde esta pantalla. Un pedido puede haber entrado por varias vías, y así lo verás marcado en la columna Canal:

Comercial: creado por ti, ya sea a mano en esta pantalla o de forma rápida desde el TPV.
Directo: registrado directamente para el cliente.
E-commerce: llegado desde una tienda online conectada (PrestaShop, WooCommerce).
App: tomado desde la aplicación móvil.

El listado de pedidos

Al entrar verás la relación de tus pedidos, del más reciente al más antiguo. Cada línea muestra la fecha, la firma, el cliente, la comisión, la base, el total y el estado. Pulsa sobre cualquier pedido para abrirlo.

Buscar y ordenar

El buscador localiza pedidos por su número, por el número de pedido del cliente (S/Pedido) o por la referencia. Con el selector de orden puedes listar por número o por fecha, de más nuevo a más antiguo o al revés.

Filtrar

Para acotar la lista tienes filtros por:

Firma y cliente.
Estado del pedido (No facturado, Semifacturado, Facturado).
Fecha, indicando un intervalo de fechas.
Subagente, canal de entrada, almacén y si está servido.
Etiquetas, si organizas tus pedidos con ellas.

Si tu perfil es de comercial, en el listado solo aparecen tus propios pedidos. Los perfiles de administración ven los de toda la cuenta.

Crear o editar un pedido

Para dar de alta un pedido usa el botón Nuevo. La cabecera se rellena siempre en el mismo orden: primero la firma, después el cliente y por último las líneas de artículos.

1. Elige la firma y el cliente

Selecciona la firma cuyos productos vas a vender y, a continuación, el cliente. Al elegir el cliente se completan solas su dirección de entrega y su forma de pago habituales, y se aplica el descuento global que tengas pactado en la relación entre esa firma y ese cliente.

En el buscador de cliente solo aparecen los clientes vinculados a la firma elegida o los que ya te han hecho algún pedido de ella. Si el cliente es nuevo para esa firma, créalo o vincúlalo antes desde su ficha.

2. Completa el resto de la cabecera

Fecha Obligatorio: La fecha del pedido. Viene puesta la de hoy y puedes cambiarla.
Firma Obligatorio: La firma representada a la que se hace el pedido.
Cliente Obligatorio: El cliente que hace el encargo.
Dirección de entrega: Dónde se sirve la mercancía, entre las direcciones que tenga el cliente.
Forma de pago: La forma de pago acordada para el pedido.
Subagente: El comercial al que se asigna el pedido, si trabajas con subagentes.
Su pedido y Referencia: El número con el que el cliente identifica el pedido y una referencia interna tuya.
Agencia y Portes: La agencia de transporte y el detalle de los portes. Se proponen según el importe del pedido y el mínimo pactado con la firma.
Observaciones: Notas que sí salen impresas en el pedido.
Incidencias: Notas internas para ti. No se imprimen ni se envían.

3. Añade las líneas de artículos

Con la firma y el cliente puestos, ve incorporando los artículos con sus unidades. El precio, los descuentos, el IVA y la comisión de cada línea se calculan solos a partir de las condiciones comerciales vigentes del cliente. Dispones además de utilidades para agilizar el trabajo:

Importar pedido desde Excel: carga muchas líneas de golpe a partir de una plantilla con código, unidades, descuentos y precio.
Descuento especial: aplica de una vez un mismo descuento a todas las líneas.
Recotizar el pedido: vuelve a calcular todas las líneas con los precios y promociones vigentes en la fecha del pedido.

Una vez el pedido tiene líneas, ya no puedes cambiar la firma ni el cliente: quedan bloqueados para no descuadrar precios ni comisiones. Si te has equivocado de firma o de cliente, crea el pedido de nuevo.

Los estados del pedido

El estado indica cuánto del pedido se ha llevado ya a factura, y se actualiza solo a medida que facturas. Lo verás como una etiqueta de color en la cabecera y en el listado:

No facturado: El pedido aún no se ha facturado, ni total ni parcialmente. Es el único estado en el que puedes editarlo o borrarlo.
Semifacturado: Se ha facturado una parte del pedido y quedan unidades pendientes de facturar.
Facturado: Todas las líneas están facturadas. El pedido queda cerrado.

Un pedido Semifacturado o Facturado no se puede modificar ni eliminar: al facturarlo pasa a formar parte de la contabilidad de comisiones. Por eso, cuando un pedido deja de estar en «No facturado», desaparecen los botones de guardar y borrar.

Enviar, imprimir y otras acciones

Con un pedido abierto, la barra de botones superior te permite:

Imprimir: genera el pedido en PDF con el formato de documento que tengas definido, listo para guardar o imprimir.
Mail: envía el pedido por correo. Por defecto se dirige al email de pedidos de la firma, con copia al cliente, aunque puedes cambiar ambos. Eliges una plantilla, ajustas asunto y mensaje, y adjuntas el documento en PDF, CSV o Excel. Puedes enviarlo al momento o programarlo para una fecha y hora. Cada envío queda anotado en la agenda del cliente.
Duplicar: crea un pedido nuevo a partir de este para otro cliente. Ten en cuenta que el duplicado toma los precios y condiciones actuales, no los del pedido original.
Exportar a Excel: descarga el pedido en una hoja de cálculo.

Si necesitas sacar o enviar muchos pedidos de una vez, usa Impresión / Envío masivo: filtras por firma, cliente, comercial, fechas o números y generas hasta 100 pedidos en un solo PDF, o los envías por correo a la firma.

Si gestionas mercancía en un almacén propio (stock en depósito), al asignar un almacén al pedido aparece el botón Expedir. Al expedir, el sistema comprueba que haya existencias, rebaja del almacén las unidades del pedido y lo marca como servido, con su fecha de entrega. También puedes recoger ahí la firma del cliente en el momento de la entrega. Un pedido servido queda bloqueado y ya no se pueden editar sus líneas; si te equivocas, usa Anular expedición para devolver el stock y poder volver a editarlo.

De pedido a factura

Cuando quieres cobrar el pedido, lo conviertes en la factura de la firma al cliente. La forma más directa es el botón Facturar del propio pedido: te pide la fecha, la serie, el número de factura del cliente y una referencia, y genera la factura tal cual está el pedido, sin opción a retocar precios ni descuentos. El pedido pasa entonces a Facturado.

Si prefieres facturar solo una parte del pedido, o juntar líneas pendientes de varios pedidos en una misma factura, hazlo desde Gestión comercial › Facturas de firmas, donde puedes elegir qué líneas pendientes llevas a factura. En ese caso el pedido quedará Semifacturado hasta que factures el resto.

A partir de esas facturas de firma se calculan después tus comisiones, en el proceso de liquidación.

En qué se diferencia del TPV

El TPV y esta pantalla de Pedidos trabajan sobre el mismo documento: un pedido que levantas en el TPV es un pedido normal y aparece aquí, en el listado. Lo que cambia es para qué sirve cada uno:

El TPV es la forma rápida de dar de alta un pedido, navegando el catálogo de la firma con fotos, buscador y lector de código de barras. Está pensado para tomar el pedido con agilidad, incluso delante del cliente.
Pedidos es el módulo de gestión completa: aquí consultas el listado, editas las líneas en detalle, sigues el estado de cada pedido, lo facturas, lo imprimes o lo envías.

En resumen: usa el TPV para crear pedidos deprisa y esta pantalla para gestionarlos a lo largo de su vida, hasta que acaban en factura.