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Importar tarifas

Qué es y para qué sirve

Importar Tarifas te permite crear y actualizar tus artículos en bloque a partir de un Excel, en lugar de dar de alta o cambiar el precio de uno en uno. Es la herramienta ideal cuando una firma que representas te envía su tarifa actualizada: subes ese Excel, indicas qué columna es cada dato y la aplicación se encarga del resto.

Pese a su nombre, la pantalla no solo cambia precios: da de alta los artículos que no existan y actualiza los que ya tengas (código, descripción, categoría, precio, EAN, peso, volumen, referencias, imágenes…), según cómo asignes las columnas y las opciones que elijas.

La importación siempre se hace por firma: cada artículo pertenece a una de las firmas que representas. Por eso, antes de importar, tendrás que indicar a qué firma corresponden los artículos del Excel.

Cómo llegar

Cómo llegar Utilidades Importar Tarifas

Entra en el menú Utilidades › Importar Tarifas. Necesitas tener permiso de acceso a esta utilidad; si no la ves en el menú, pídeselo al administrador de tu cuenta.

Antes de empezar: prepara tu Excel

No hay una plantilla fija que rellenar. Puedes usar directamente el Excel que te envía tu firma o proveedor, tenga las columnas que tenga y en el orden que sea: durante el proceso tú le dices a la aplicación qué representa cada columna. Solo hay dos requisitos imprescindibles en los datos:

Una columna con el código de cada artículo (referencia, SKU…). No puede superar los 25 caracteres.
Una columna con la descripción (el nombre del artículo).

Las filas que no tengan código o descripción se ignoran automáticamente.

Guarda el archivo en formato .xlsx (Excel moderno). Aunque la pantalla también deja subir un .xls antiguo para ver la vista previa, la importación final solo procesa archivos .xlsx. Si tu archivo es .xls, ábrelo en Excel y usa Guardar como → Libro de Excel (.xlsx).

Paso a paso

Sube el archivo

Arrastra el Excel a la zona de subida o pulsa Seleccionar archivo. En cuanto se sube, aparece una vista previa con las primeras filas de cada hoja del libro.

Asigna cada columna a un campo

Sobre cada columna de la vista previa hay un desplegable. Ábrelo y elige a qué campo corresponde esa columna (por ejemplo, Código, Descripción o Pvd para el precio). Las columnas que no te interesen déjalas en blanco o márcalas como Descartar. Como mínimo debes asignar Código y Descripción.

Completa las opciones de la hoja

Encima de la tabla indica la firma de destino (obligatoria), el tipo de IVA, qué hacer con las tarifas adicionales, qué hacer si el artículo ya existe y en qué fila empiezan los datos (para saltarte la fila de títulos). Estas opciones se explican más abajo.

Revisa el diagnóstico

A medida que mapeas, la pantalla muestra un diagnóstico previo con los avisos que detecta (filas que se ignorarán, códigos repetidos, etc.). Corrige lo que puedas antes de continuar.

Pulsa «Importar»

Cuando esté todo listo, pulsa el botón Importar. Si el diagnóstico detecta algo grave (por ejemplo, que faltan Código o Descripción, o que se descartaría más de la mitad de las filas), te pedirá que confirmes antes de seguir.

Espera el correo de confirmación

La importación se ejecuta en segundo plano: no necesitas quedarte en la pantalla. Cuando termine recibirás un correo con el resumen de lo importado.

Las opciones de cada hoja

Cada hoja del Excel se configura por separado. Estas son las opciones que verás junto a la tabla de mapeo:

Firma Obligatorio: La firma representada a la que pertenecen los artículos de esta hoja. Todo lo que se importe se dará de alta o se actualizará bajo esa firma.
Tipo de IVA: El IVA que se aplicará a todos los artículos de la hoja. Aunque tu Excel traiga una columna de IVA, este módulo no la usa: siempre manda el tipo que elijas aquí.
Crear tarifas adicionales: No, dejar las que haya: respeta las tarifas que ya tuviera el artículo. Sí, poner todas las tarifas igual al nuevo precio: iguala todas las tarifas del artículo al precio (Pvd) que traes en el Excel.
¿Qué hacer si ya existen?: Prevalece el Excel (opción por defecto): los artículos que ya existan se actualizan con los datos del Excel. Prevalece la Base de datos: los artículos existentes no se tocan; solo se dan de alta los nuevos.
Empezar en la fila: El número de fila donde empiezan los datos de verdad. Sirve para saltarse la fila de encabezados o cualquier texto que haya por encima. Las filas anteriores se omiten.

A qué campos puedes asignar cada columna

Estos son los campos disponibles en el desplegable de cada columna. Solo Código y Descripción son obligatorios; el resto los asignas si tu Excel los trae:

Código Obligatorio: La referencia única del artículo dentro de la firma. Máximo 25 caracteres. Es lo que la aplicación usa para saber si el artículo ya existe o hay que crearlo.
Descripción Obligatorio: El nombre del artículo.
Categoría: La familia principal del artículo. Si el valor no existe para esa firma, se crea automáticamente.
Pvd: El precio de venta (precio base del artículo). Es el campo que sueles querer actualizar en una tarifa.
Código EAN: El código de barras del artículo.
Peso · Volumen · Packing de compras: Datos logísticos del artículo: peso, volumen y unidades por caja de compra.
Referencia 1 · Referencia 2 · Referencia 3: Referencias adicionales (por ejemplo, la referencia del proveedor).
URL del producto · URL de la imagen: Enlaces al producto y a su imagen. La URL de la imagen se guarda en la ficha del artículo y se utiliza para mostrar esa imagen directamente desde el enlace; la aplicación no descarga una copia, así que la imagen dejará de verse si ese enlace deja de estar disponible.

Trucos útiles del mapeo

Varias hojas a la vez: si el libro tiene varias hojas, puedes importarlas todas en una sola pasada. Recuerda configurar el mapeo y la firma en cada una; la hoja que dejes sin mapear no se importará.
Juntar dos columnas en un mismo campo: si un dato viene partido en dos columnas (por ejemplo, la descripción en una y las características en otra), elige el mismo campo en ambas y se unirán con un espacio. Esto no vale para campos numéricos (Pvd, Peso, Volumen, Packing): en esos solo puede asignarse una columna; si asignas varias, se usa la que esté más a la izquierda.
La categoría se crea sola: si en la columna de categoría pones una familia que aún no existe para esa firma, la aplicación la crea durante la importación.

El diagnóstico previo

Antes de importar, la pantalla analiza el archivo y muestra un panel de diagnóstico que separa los problemas en dos niveles:

Bloqueantes: impiden una importación correcta. Los casos típicos son no haber asignado las columnas Código o Descripción (haría que se descartaran todas las filas) y los códigos de más de 25 caracteres (el sistema los recorta a 25, lo que puede dejar códigos equivocados o duplicados).
Avisos: no impiden importar, pero conviene revisarlos. Por ejemplo: filas sueltas sin código o sin descripción (se ignoran esas filas), códigos repetidos dentro del archivo, códigos que ya existen para esa firma (se actualizarán según la opción elegida) o una columna de IVA con valores que no están dados de alta.

Cada aviso indica cuántas filas afecta y una sugerencia para resolverlo. Si sigues adelante con un diagnóstico grave, la aplicación te pedirá confirmación expresa.

El copiloto de importación

Si tu cuenta lo tiene disponible, un copiloto con inteligencia artificial analiza el Excel nada más subirlo y propone automáticamente el mapeo: sugiere a qué campo corresponde cada columna y en qué fila empiezan los datos, con un porcentaje de confianza. Siempre puedes revisar y corregir sus sugerencias antes de importar.

El copiloto es una ayuda opcional. Si no está disponible (por ejemplo, en cuentas de demostración o si tu plan no lo incluye), la pantalla hace igualmente su propio análisis y diagnóstico, y siempre puedes hacer el mapeo a mano. El copiloto solo trabaja con archivos .xlsx.

Qué ocurre al pulsar «Importar»

La importación se encola y se procesa en segundo plano. Según el tamaño del archivo, puede tardar entre 5 y 10 minutos. Cuando finaliza, recibes un correo con el resumen de cada hoja: filas leídas, filas ignoradas, artículos nuevos y artículos actualizados, además del detalle de por qué se ignoró cada fila.

Solo puede haber una importación en curso a la vez. Si intentas iniciar otra mientras la anterior no ha terminado, la pantalla te avisará: espera a recibir el correo de la primera antes de lanzar la siguiente.

Cuidado al actualizar artículos que ya existen. Con la opción «Prevalece el Excel» (la que viene marcada por defecto), la importación reescribe la ficha completa de cada artículo existente con lo que traiga el Excel según tu mapeo. Las columnas que no asignes se quedan con su valor por defecto: en particular, si no mapeas el precio (Pvd), el precio del artículo se pondrá a 0.

Además, hay datos de la ficha que no se pueden asignar desde esta pantalla (por ejemplo el PVP, el margen, la marca, la subfamilia, las medidas o el stock mínimo y máximo): en cada actualización se ponen a cero o a su valor por defecto. Por eso esta herramienta está pensada sobre todo para cargar catálogos nuevos o para actualizar artículos cuya ficha vas a rellenar por completo desde el Excel.

Si solo quieres añadir artículos nuevos sin tocar los que ya tienes, elige «Prevalece la Base de datos»: así los artículos existentes no se modifican y únicamente se dan de alta los que falten.